Grundsätzlich handelt es sich bei einer Abmahnung um eine formale Aufforderung, in deren Rahmen eine Person einer anderen Person gegenüber erklärt, diese solle in Zukunft ein bestimmtes Verhalten unterlassen oder zeigen. Dabei kann die Abmahnung prinzipiell in jedem Verhältnis, das auf einem gegenseitigen Vertrag begründet ist, und in jedem Bereich, in dem zivilrechtliche Unterlassungsansprüche geltend gemacht werden können, eingesetzt werden. Die größte Bedeutung hat die Abmahnung jedoch im gewerblichen Rechtsschutz und hier vor allem im Arbeitsrecht, im Urheberrecht und im Wettbewerbsrecht. So werden beispielsweise im Wettbewerbsrecht nahezu 95 Prozent aller Verstöße in einem Abmahnverfahren erledigt und auch Vermieter sprechen in Vorbereitung auf eine Kündigung häufig eine Abmahnung gegenüber Mietern aus, die gegen die vertraglichen Vereinbarungen verstoßen haben. Ähnliches gilt im Arbeitsrecht, wo von wenigen Ausnahmefällen abgesehen mindestens eine Abmahnung Voraussetzung für eine fristlose Kündigung oder eine Kündigung aus wichtigem Grund ist. Je nach Bereich gelten für eine Abmahnung allerdings unterschiedliche gesetzliche Regelungen.
Die Funktion einer Abmahnung
Die Abmahnung, die in Österreich übrigens als Unterlassungsaufforderung bezeichnet wird, hat im Wesentlichen zwei grundlegende Funktionen:
Zum einen weist sie den Abgemahnten auf sein vertragswidriges oder Rechte und Interessen verletzendes Verhalten hin. Der Abmahnende verdeutlicht also, wodurch und in welcher Form der Abgemahnte gegen Vereinbarungen oder Rechte verstoßen hat und fordert ihn gleichzeitig dazu auf, dieses Verhalten künftig zu unterlassen. Zum anderen ist die Abmahnung ein Instrument, um Streitigkeiten kostengünstig, auf direkten Wege und ohne das Einschalten eines Gerichts beizulegen. Durch eine Abmahnung kann der Abmahnende somit eine sofortige Anerkennung der Unterlassungspflicht erreichen.
Die Inhalte einer Abmahnung
Je nach Bereich kann es im Hinblick auf die formalen Kriterien für eine wirksame Abmahnung Unterschiede geben. Allgemein muss eine Abmahnung jedoch folgende Elemente umfassen, damit ihre Wirksamkeit sichergestellt ist:
1.) Dokumentationszweck. Die Abmahnung muss das angemahnte Fehlverhalten dokumentieren. Dazu sind konkrete Angaben zu dem beanstandeten Verhalten mit Datum und eventuell Uhrzeit, zu beteiligten Personen und zu Beweismitteln oder Zeugen notwendig.
2.) Warnzweck. Im Rahmen der Abmahnung wird das Fehlverhalten mit vertraglichen Pflichten oder verletzten Rechten begründet. Das bedeutet, das Fehlverhalten wird in einen Zusammenhang mit verletzten Vertragspflichten, Rechten oder Interessen gestellt.
3.) Androhungszweck. Die Abmahnung weist nicht nur auf ein Fehlverhalten hin, sondern benennt auch mögliche Konsequenzen. Handelt es sich um die Abmahnung eines Mieters oder eines Arbeitnehmers, kann der Abmahnende mit der Kündigung drohen, falls sich das Fehlverhalten wiederholt. Im Fall einer Abmahnung im Wettbewerbsrecht werden typischerweise eine Unterlassungserklärung gefordert und entsprechende Geldstrafen definiert.
4.) Zugang. Der Abmahnende muss sicherstellen, dass die Abmahnung dem Abgemahnten auch tatsächlich zugegangen ist. Aus diesem Grund wird eine Abmahnung häufig persönlich, teils vor Zeugen übergeben oder per Einscheiben verschickt. Zudem enthält eine Abmahnung häufig eine integrierte Empfangsbestätigung, die der Abgemahnte unterschreibt.
Sehr geehrte Frau (Name), / Sehr geehrter Herr (Name),
am (Datum) haben Sie (genaue Beschreibung des angemahnten Fehlverhaltens). Frau / Herr (Name) kann diesen Sachverhalt bezeugen / Als Beweismittel führe ich (…) an.
Durch Ihr Verhalten haben sie gegen die vereinbarten Vertragspflichten / geltendes Recht verstoßen. Ein solches Verhalten kann und werde ich nicht akzeptieren und spreche daher eine Abmahnung aus.
Ich fordere Sie hiermit auf, ein solches Verhalten künftig zu unterlassen. Sollte sich ein gleichartiger Pflichtverstoß wiederholen, müssen sie mit einer Beendigung des Vertragsverhältnisses rechnen / wird eine Geldstrafe in Höhe von XXX Euro fällig.
Mit freundlichen Grüßen,
(Ort, Datum, Unterschrift des Abmahnenden)
Hiermit bestätige ich, die Abmahnung vom (Datum) am (Datum) empfangen und zur Kenntnis genommen zu haben.
Abmahnung