Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar
Arbeitsplätze für Sachbearbeiter finden sich bei Institutionen, Organisationen, Verbänden und in Unternehmen aller Wirtschaftszweige. Welche Aufgaben Sachbearbeiter konkret übernehmen, hängt deshalb ein Stück weit von ihrem Arbeitsplatz ab. Üblicherweise sind sie jedoch für organisatorische und administrative Tätigkeiten zuständig, kümmern sich also beispielsweise um die Büroorganisation, die Sachbearbeitung, die Korrespondenz oder die Terminabwicklung. Außerdem sind Sachbearbeiter häufig Ansprechpartner für Kunden und Geschäftspartner. Sie erteilen telefonisch Auskunft, kümmern sich im persönlichen Gespräch um Anliegen oder leiten Anfragen und Anträge an die zuständigen Stellen weiter.
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Die täglichen Arbeiten des Sachbearbeiters
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Ein wichtiges Werkzeug bei ihrer täglichen Arbeit ist der Computer. Um beispielsweise den Schriftverkehr zu erledigen, Protokolle und Statistiken anzufertigen, Formulare auszufüllen, Daten zu erfassen, Präsentationsunterlagen zu erstellen oder Zahlungen zu kontrollieren, arbeiten Sachbearbeiter mit Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogrammen, mit betriebswirtschaftlicher Software und auch mit E-Mail-Programmen und dem Internet. Teilweise sind Sachbearbeiter zudem für die Pflege von Datenbanken und für die Aktualisierung des Internetauftritts sowie des Unternehmensprofils in sozialen Netzwerken zuständig.
- Es gibt Eigenschaften, die in jedem Beruf sehr wichtig sind. Hierzu gehören Attribute wie Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit, Ehrlichkeit, Lernbereitschaft oder Kritikfähigkeit. Ein Sachbearbeiter sollte darüber hinaus jedoch noch ein paar weitere Eigenschaften mitbringen. Eine dieser Eigenschaften ist Organisationstalent, etwa wenn es darum geht, reibungslose Abläufe sicherzustellen, die anstehenden Aufgaben zeitnah abzuarbeiten oder Veranstaltungen vorzubereiten.
- Zudem sollte ein Sachbearbeiter flexibel auf Änderungen reagieren können und auch den Überblick wahren, wenn es einmal etwas hektischer zugeht oder Termindruck herrscht. Sowohl bei neuen Aufgaben als auch bei Routinetätigkeiten ist eine sorgfältige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise unerlässlich. Der Umgang mit persönlichen Daten von Kunden und Geschäftspartnern sowie mit Betriebsinterna wiederum setzt Verschwiegenheit voraus. Ebenfalls sehr wichtig ist eine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung, die neben Kontaktfreude auch gute kommunikative Fähigkeiten und ein freundliches Auftreten voraussetzt.
- Ein versierter Umgang mit der deutschen Sprache in Wort und Schrift sollte selbstverständlich sein, häufig sind zudem Fremdsprachenkenntnisse erforderlich. Auf ein gepflegtes Erscheinungsbild legen viele Arbeitgeber ebenfalls großen Wert.
Video wie ein Stellenangebot für einen Sachbearbeiter aussehen kann
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Ihr Inserat vom _____________, in ___________________, Nr. _______________
Sehr geehrte Frau/Herr __________________________,
mittlerweile blicke ich auf ____ Jahre Berufserfahrung im Büro- und Sachbearbeitungswesen zurück. In dieser Zeit habe ich verschiedene Unternehmen und unterschiedliche Aufgabenbereiche kennengelernt und konnte meine Kenntnisse kontinuierlich ausbauen und weiterentwickeln.
Seit ____ bin ich für _____________________ tätig. Hier habe ich zunächst organisatorische und verwaltende Tätigkeiten im Sekretariat übernommen. Diese umfassten unter anderem die Auftrags- und Reklamationsbearbeitung, die Abwicklung der Korrespondenz per Brief, E-Mail, und Fax, die Terminplanung sowie die Verteilung und Ablage von externer und interner Post.
Durch betriebsbedingte Umstrukturierungsmaßnahmen habe ich dann vor _______ Monaten die Abteilung gewechselt. Dies hatte zur Folge, dass sich mein Aufgabenbereich in Richtung Buchhaltung und Datenpflege verschoben hat. Da mir jedoch der direkte Kontakt zu Kunden und Lieferanten große Freude macht und ich meine ausgeprägte Kunden- und Serviceorientierung gerne wieder verstärkt in meinen Berufsalltag einbringen möchte, habe ich mich von Ihrer Stellenbeschreibung sofort angesprochen gefühlt.
Eine sorgfältige und konzentrierte Arbeitsweise, einen sicheren Umgang mit der deutschen und der englischen Sprache sowie versierte Kenntnisse im Umgang mit den einschlägigen MS-Office- und SAP-Anwendungen können Sie als selbstverständlich voraussetzen. Engagement, Lernbereitschaft und Teamgeist bringe ich ebenfalls mit.
Ich freue mich sehr, wenn Sie mir Gelegenheit geben, mich in einem persönlichen Gespräch als motivierte und kompetente Sachbearbeiterin vorzustellen und Sie von meiner fachlichen und persönlichen Eignung zu überzeugen.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift