Diverse Vorlagen, Hinweise dazu

Viele schieben den ungeliebten Papierkram oft möglichst lange vor sich her, vor allem wenn sie wissen, dass da einige Formulare und Vordrucke warten, die ausgefüllt werden wollen. Tatsächlich arbeiten Ämter, Behörden und andere öffentliche Institutionen sehr häufig mit Formularen und Vordrucken, die sich teils über viele Seiten erstrecken und mitunter recht unübersichtlich oder kompliziert wirken. Andererseits haben Formulare aber durchaus auch ihr Gutes. So erweisen sie sich zum einen in organisatorischer Hinsicht als sehr nützlich, denn durch den standardisierten Aufbau ist sichergestellt, dass die notwendigen Daten in einer einheitlichen Form vorliegen. Gleichzeitig sorgen die einzelnen Felder dafür, dass die Angaben vollständig und präzise eingetragen werden. Im Unterschied zu frei formulierten Texten sinkt dadurch das Risiko von fehlenden oder missverständlichen Informationen. Zum anderen haben Formulare einen wirtschaftlichen Nutzen. Die einheitliche Form trägt dazu bei, dass die Daten einfacher erfasst und schneller verarbeitet werden können. Dies wiederum senkt nicht nur die Fehlergefahr, sondern spart auch Arbeit und Zeit.

 

Formulare, Vordrucke und Vorlagen

Formulare und Vordrucke finden in vielen verschiedenen Bereichen Verwendung. Die Formulare, die vielen als Vordrucke zum Ausfüllen bekannt sind, werden auch als Formblätter bezeichnet. Unternehmen wiederum arbeiten häufig mit Musterformularen, die vielfach in die Gruppe der Geschäftsdrucksachen gehören. Als Geschäftsdrucksachen werden Briefbögen, Briefumschläge und andere Papiere bezeichnet, auf die Daten wie beispielsweise das Firmenlogo, die Anschrift, die Bankverbindung oder die Steuernnummer des Unternehmens aufgedruckt sind. Diese Papiere werden dann in den Drucker eingelegt oder von Hand beschriftet. Formulare und Vordrucke kennzeichnen sich somit dadurch, dass sie bereits bedruckt sind und zusätzlich zu den schon vorhandenen Aufdrucken durch die jeweiligen Angaben oder Textbausteine ergänzt werden. Aus diesem Grund gehört eine Vorlage nicht zu den Formularen und Vordrucken. Eine Vorlage schafft zwar ebenfalls das Grundgerüst für Briefe, Übersichten, Datenabfragen oder andere regelmäßige Angelegenheiten, wird aber in aller Regel auf weißes, unbeschriftetes Papier ausgedruckt.

 

Diverse Vorlagen auch im privaten Bereich

Diverse VorlagenIm privaten Bereich ist es natürlich nicht erforderlich, streng zwischen Formularen, Vordrucken und Vorlagen zu trennen. Unabhängig von der Bezeichnung können Vorlagen aber auch im privaten Bereich sehr nützlich sein. Geht es beispielsweise darum, eine Sammlung zu katalogisieren, Checklisten für eine Feier zu erstellen, Einladungen oder Danksagungen zu gestalten, Bewerbungsunterlagen anzulegen oder Pläne und Übersichten anzufertigen, bieten sich entsprechende Muster an. Je nachdem welche Art von Musterformular erstellt werden soll, gibt es verschiedene Computerprogramme. Eine spezielle Software ist aber nicht unbedingt erforderlich, denn nahezu alle gängigen Textverarbeitungsprogramme verfügen über Werkzeuge zum Erstellen von Formularen. Außerdem muss es nicht immer gleich ein professionelles Formular sein, denn häufig reicht eine einfache Vorlage, die ausgedruckt oder kopiert und von Hand ausgefüllt wird, völlig aus.

Ein Beispiel für eine solche Vorlage können Karten für Kontaktdaten sein. Hierfür wird ein Muster erstellt, das mehrfach ausgedruckt wird. Anschließend werden die Karten in eine Box eingeordnet, in einem Ordner abgeheftet oder zu einer Art Buch weiterverarbeitet. Dadurch entsteht eine übersichtliche Adresskartei, die nicht nur praktisch ist, sondern die Adressen und Telefonnummern aus dem Freundes- und Bekanntenkreis gleichzeitig in eine ansehnliche Form bringt. Und so kann die Vorlage für die Adresskarten beispielsweise aussehen:

 

Adresskarten erstellen

Nachname: ______________________

 

Vorname: __________ Rufname: __________
Telefon: __________ Mobil: __________
E-Mail: __________ Webseite: __________

Adresse: ____________________

 

Bemerkungen / Notizen:

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