Formulare Allgemein für eine Anfrage

Formulare Allgemein für eine Anfrage

Ein Formular wird als Dokument verwendet, wenn die Daten von gleichartigen, häufig vorkommenden Vorgängen in standardisierter Form erfasst werden sollen. So kompliziert, wie es nun klingt, ist es aber nicht. Ein Formular ist nämlich letztlich nichts anderes als ein Vordruck, der in verschiedene Felder eingeteilt ist. Bei diesen Feldern handelt es sich zum einen um kurze Textfelder, die für Angaben wie den Namen, die Anschrift, das Geburtsdatum oder eine Kundennummer vorgesehen sind. Zum anderen gibt es häufig Auswahlfelder. Hier sind mehrere Antworten vorgegeben und die Antwort, die zutrifft, wird angekreuzt. Außerdem enthalten Formulare Unterschriftenfelder für die eigene Unterschrift, teilweise zusammen mit der Angabe von Ort und Datum. Bei einigen Formularen sind zusätzlich auch längere Textfelder vorhanden, in die Bemerkungen, Hinweise, Kommentare oder andere eigene Formulierungen eingetragen werden können. Dabei sind die einzelnen Felder beschriftet, so dass klar ist, welche Angabe in welchem Feld abgefragt wird.

Der standardisierte Aufbau von Formularen stellt sicher, dass alle erforderlichen Daten einheitlich und vollständig erfasst werden. Dadurch sinkt einerseits das Risiko, dass wichtige Angaben fehlen oder missverstanden werden. Andererseits können die Angaben leichter ausgewertet und schneller verarbeitet werden, was dann auch die notwendige Bearbeitungszeit verkürzt. Deshalb werden Formulare nicht nur sehr häufig von Ämtern und Behörden, sondern in den unterschiedlichsten Bereichen verwendet. Generell lassen sich Formulare dabei in drei Gruppen einteilen:

1. Amtliche Vordrucke sind Formulare, die von Ämtern, Behörden und anderen öffentlichen Institutionen genutzt werden. Beispiele für amtliche Vordrucke sind die Formulare für die Steuererklärung oder die Antragsvordrucke für Sozialleistungen.

2. Genormte Vordrucke werden bei der Kommunikation mit Unternehmen verwendet. Sie sind zwar keine offiziellen Formulare, ihre formale und inhaltliche Gestaltung unterliegt aber bestimmten Normvorgaben und Vorschriften. Zu den genormten Vordrucken gehören beispielsweise Rechnungen, Quittungen, Überweisungsträger und Geschäftsbriefe. Wie Vordrucke für Geschäftsbriefe erstellt werden können, wird übrigens hier erklärt:

3. Freie Vordrucke können den eigenen Bedürfnissen angepasst werden. Auch freie Vordrucke beabsichtigen zwar eine schnelle, übersichtliche und einfache Erfassung oder Weitergabe von Informationen, verbindliche Vorgaben gibt es aber nicht. Stundenzettel, Formulare für Kurzmitteilungen, Urlaubsanträge oder Vorlagen für private Briefe sind Beispiele für freie Vordrucke.

 

Musterbeispiel: Formular für eine Anfrage

Ein Formular für eine Anfrage erweist sich als hilfreich, wenn mehrere Anfragen mit gleichem oder zumindest ähnlichem Inhalt verschickt werden. Durch das Formular ist nämlich bereits das Grundgerüst vorhanden und muss nur noch durch die individuellen Details wie beispielsweise die Empfängeradresse ergänzt werden. Wie ein solches Formular aussehen kann, zeigt das folgende Musterbeispiel.

Formular für eine Anfrage erstellen

 

Formulare für Anfragen

Gerade im geschäftlichen Bereich sind Anfragen an Geschäftspartner und andere Unternehmen, mit denen vielleicht eine Zusammenarbeit entstehen könnte, fast schon alltäglich. Aber auch im privaten Bereich kann es immer mal wieder notwendig werden, eine Anfrage zu verschicken, beispielsweise um ein Angebot einzuholen, Infomaterial anzufordern oder zu erfragen, ob eine bestimmte Dienstleistung erbracht werden kann. Die genauen Inhalte einer Anfrage hängen natürlich immer vom jeweiligen Anliegen ab. Allgemein sollte eine Anfrage aber in jedem Fall folgende Elemente enthalten:

  • Anrede
  • kurze Beschreibung der Situation
  • Angaben dazu, wie der Empfänger reagieren soll, also beispielsweise ob er ein Angebot erstellen, einen Katalog zuschicken oder zurückrufen soll.
  • Grußformel

Diese Angaben reichen für eine Anfrage im Prinzip aus. Natürlich kann der Absender die Anfrage auch umfangreicher gestalten, etwa indem er den Empfänger darüber informiert, wie und wo er auf ihn aufmerksam geworden ist. Daneben kann der Absender einen Zeitraum angeben, bis wann er mit einer Antwort rechnet.