Formular Reisekostenabrechnung

Entstehen bei einer Reise, die beruflich oder betrieblich bedingt ist, Aufwendungen, werden diese Aufwendungen im deutschen Steuerrecht Reisekosten genannt. Eine Reise ist dann gegeben, wenn der Reisende sowohl in seiner regelmäßigen Arbeitsstätte als auch in seiner eigenen Wohnung abwesend ist. Eine Reise ist beruflich oder betrieblich bedingt, wenn sie mit der beruflichen Tätigkeit zusammenhängt und nicht aus rein privaten Gründen unternommen wird. Die Reisekosten, die entstehen, können steuerlich geltend gemacht werden. Dabei gehören die Reisekosten bei Selbstständigen und Freiberufler zu den Betriebsausgaben, Arbeitnehmer können Reisekosten als Werbungskosten absetzen.

 

Musterbeispiel: Formular Reisekostenabrechnung

In Unternehmen werden Reisekostenabrechnungen häufig mithilfe von spezieller Software oder auch mit Programmen wie Excel erstellt. Eine Reisekostenabrechnung kann aber auch durch ein eigenes Formular erfolgen. Diesen Vordruck, der letztlich mit jedem beliebigen Programm angelegt und sogar von Hand geschrieben werden kann, füllt der Reisende aus und reicht ihn zusammen mit Rechnungen, Quittungen und Belegen bei seinem Arbeitgeber oder beim Finanzamt ein. Wie das Formular gestaltet wird, bleibt ein Stück weit dem eigenen Geschmack überlassen. Wichtig ist lediglich, dass in der Reisekostenabrechnung der Name des Reisenden, Angaben zur Reisedauer und die vier Reisekostenfaktoren aufgeführt sind.

 

Formular Reisekostenabrechnung

Reisekostenabrechnung

Name: _________
Anschrift: _________

Reisebeginn am _________ um _________ Uhr
Reiseende am _________ um _________ Uhr

 

[] Inlandsreise [] Auslandsreise

 

1. Fahrtkosten

 

[] privater Pkw _________ km x _________ €
laut Beleg(e) _________ €
€ _________ netto, € _________ Vorsteuer, € _________ brutto

 

[] Flugzeug [] Bahn [] _________

 

laut Beleg(e) _________ €
€ _________ netto, € _________ Vorsteuer, € _________ brutto

 

2. Übernachtungskosten

 

laut Beleg(e) _________ €
€ _________ netto, € _________ Vorsteuer, € _________ brutto

 

3. Verpflegungsmehraufwand

 

Abwesenheit 8 bis 14 Stunden: _________ Tage x 6 € = _________ €
Abwesenheit 14 bis 24 Stunden: _________ Tage x 12 € = _________ €
Abwesenheit über 24 Stunden: _________ Tage x 24 € = _________ €

 

laut Beleg(e) _________ €
€ _________ netto, € _________ Vorsteuer, € _________ brutto

 

4. Reisenebenkosten

 

Parkgebühren _________ €
Trinkgelder _________ €
Telefonate, Faxe _________ €
_________ __________ €
_________ __________ €
_________ __________ €

 

laut Beleg(e) _________ €
€ _________ netto, € _________ Vorsteuer, € _________ brutto

 

___________________

Datum, Unterschrift

Die Kostenfaktoren bei Reisekosten

Um Reisekosten abzurechnen, kommen mehrere Möglichkeiten in Frage. Eine Möglichkeit besteht darin, die Aufwendungen mithilfe von Pauschalen zu ermitteln. Daneben können die Reisekosten durch Belege, Rechnungen und Quittungen abgerechnet werden. Möglich ist aber auch, beides miteinander zu kombinieren, die Reisekosten also zum Teil über Pauschalbeträge und zum Teil über Nachweise abzurechnen. Dabei setzen sich Reisekosten aus vier Faktoren zusammen:

Formular Reisekostenabrechnung1. Fahrtkosten. Der Reisende kann grundsätzlich selbst entscheiden, welches Verkehrsmittel er für seine Geschäfts- oder Dienstreise nutzt. Fährt er mit seinem eigenen Pkw, werden die Fahrtkosten über die Kilometerpauschale abrechnet. Die Kilometerpauschale beläuft sich auf 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Nutzt der Reisende einen Mietwagen oder greift er auf Flugzeug, Bahn, Fähre und andere öffentliche Verkehrsmittel zurück, werden die Fahrkosten anhand von Rechnungen und Quittungen ermittelt.

2. Übernachtungskosten. Die Übernachtungskosten umfassen die Kosten, die für die Übernachtung in beispielsweise einem Hotel, einer Pension oder einer Herberge entstehen. Allerdings beinhalten die Übernachtungskosten tatsächlich nur die reinen Übernachtungskosten. Kosten im Zusammenhang mit der Übernachtung, also beispielsweise für das Frühstück, für Getränke aus der Minibar, für die Telefon- und Internetnutzung oder für den Parkplatz zählen nicht zu den Übernachtungskosten.

3. Verpflegungsmehraufwand. Bei einem Aufenthalt auswärts sind die Verpflegungskosten normalerweise höher als zu Hause. Für diesen Mehraufwand sind Pauschalbeträge vorgesehen, die auch Tagegeld genannt werden. Bei einer Reise im Inland beträgt dieses Tagegeld 6 Euro bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 14 Stunden, 12 Euro bei einer Abwesenheit zwischen 14 und 24 Stunden sowie 24 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden. Für eine Reise ins Ausland wird über die Pauschalbeträge abgerechnet, die für das Zielland vorgesehen sind.

4. Reisenebenkosten. Die Reisenebenkosten umfassen alle Kosten, die bei der Reise angefallen sind und keinem der drei anderen Faktoren zugeordnet werden können. Das bedeutet, als Reisenebenkosten können unter anderem Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für berufliche Telefonate oder Gebühren für die Gepäckaufbewahrung abgerechnet werden. Als Nachweis dienen Rechnungen, Quittungen oder auch Eigenbelege.

Ein paar weitere Infos und Tipps zur Reisenkostenabrechnung gibt es hier.