Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar

Auch wenn die Begriffe Rechnung und Quittung im allgemeinen Sprachgebrauch gelegentlich synonym verwendet werden, gibt es einige entscheidende Unterschiede zwischen einer Rechnung und einer Quittung. So ist eine Rechnung der Beleg dafür, dass eine Forderung besteht. Im Gegensatz dazu dokumentiert eine Quittung, dass eine Forderung erfüllt wurde. Die Quittung ist somit einerseits der Nachweis dafür, dass der Schuldner die entsprechende Leistung, beispielsweise eine Zahlung, erbracht hat. Andererseits bestätigt die Quittung, dass der Gläubiger die Leistung erhalten hat und die dazugehörige Forderung dadurch nicht mehr besteht.

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Quittung Nr. ………   Betrag, netto ………………………. € + …% MwSt. …………………….… € Gesamtbetrag ………………………. € in Worten: ……………………………. Euro   Von . ………… (Name und Anschrift des Erbringers) ………………………………….. an ………..…. (Name und Anschrift des Empfängers) ………………………………… für …………. (Beschreibung der Forderung /des Verwendungszwecks) ……………………………………………………………………………….   Der Empfänger bestätigt hiermit, die oben genannte Leistung erhalten zu haben.   Ort, Datum Unterschrift

Dies ist ein Musterbeispiel. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

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Mustervorlage: Formular Quittung

Eine spezielle Software oder ein Quittungsblock sind aber nicht unbedingt erforderlich, denn eine Quittung kann prinzipiell mit jedem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstellt oder auch ganz einfach von Hand geschrieben werden. Ein solches Formular für eine Quittung kann dann so aussehen:

Formular Quittung

Die formalen Anforderungen an eine Quittung

Verlangt der Schuldner eine Quittung als Nachweis dafür, dass er die bestehende Forderung erfüllt hat, ist der Gläubiger dazu verpflichtet, eine entsprechende Quittung auszustellen. Die Kosten, die in diesem Zusammenhang entstehen, kann der Gläubiger allerdings dem Schuldner in Rechnung stellen. Eine solche Quittung hat dann den Status einer Privaturkunde und gilt als vollwertiger Beweis für die Abgabe der Erklärungen, die die Quittung zum Inhalt hat. Anders ausgedrückt heißt das, dass der Gläubiger durch die Quittung erklärt, die entsprechenden Leistungen erhalten zu haben. Später kann er deshalb nicht mehr behaupten, dass er die quittierten Leistungen doch nicht erhalten hat. Diese Beweiskraft kann eine Quittung aber nur dann erfüllen, wenn sie bestimmten formalen Anforderungen gerecht wird. Dabei ist die Schriftform das wichtigste Kriterium für eine wirksame Quittung. Schriftform heißt, dass die Quittung von Hand unterschrieben sein muss. Im Gegensatz zu einer Rechnung, bei der eine handschriftliche Unterschrift nicht notwendig ist, erfordert eine Quittung also immer eine Unterschrift. Zu den weiteren formalen Anforderungen gehört, dass auf der Quittung die erhaltene Leistung bestätigt und das Datum genannt sein müssen. Eine Quittung ohne Bestätigung der Leistung, Datum oder Unterschrift ist ungültig.

Erfüllt eine Quittung die gesetzlichen Anforderungen, die eine wirksame Rechnung voraussetzt, kann die Quittung auch als Rechnung verwendet werden. Andersherum kann eine Rechnung die Funktion einer Quittung haben, wenn der Erhalt der Leistung durch einen Hinweis wie beispielsweise “Betrag dankend erhalten” bestätigt wird. Allerdings reicht der bloße Hinweis nicht aus, sondern zusätzlich dazu muss er mit dem Datum versehen und von Hand unterschrieben werden. In Geschäften erhält der Käufer normalerweise einen Kassenbon als Empfangsbestätigung. Ein Kassenbon belegt zwar die erbrachte Leistung, ist aber keine vollwertige Quittung im Sinne des Gesetzes, weil die handschriftliche Unterschrift fehlt. Eine Ausnahme wiederum gilt bei Zahlungen, die unbar geleistet werden. Trotz der fehlenden handschriftlichen Unterschrift übernimmt hier nämlich der Kontoauszug die Funktion der Quittung.

Das Ausstellen einer Quittung

Werden Quittungen von Hand geschrieben, kommt meist ein sogenannter Quittungsblock zum Einsatz. Ein Quittungsblock ist eine Art Buch mit Quittungsformularen und die Vordrucke können ausgefüllt und anschließend herausgetrennt werden. Vielfach sind die Formulare selbstdurchschreibend, andernfalls wird Durchschreibepapier zwischen zwei Formulare gelegt. Auf diese Weise liegt die Quittung dann in zweifacher Ausfertigung vor, so dass sowohl der Gläubiger als auch der Schuldner jeweils über eine Ausfertigung der Quittung verfügen. Um Quittungen mittels Computer anzufertigen, stehen diverse Programme zur Auswahl.

Dies kann dann beispielsweise so aussehen.