Formulare Texte & Briefe

Auch wenn mittlerweile Telefon, Handy, Fax und Computer Standard sind, hat der gute alte Brief noch lange nicht ausgedient. Ob amtliche und behördliche Schreiben, geschäftliche Korrespondenz oder persönliche, private Zeilen, auch heute noch werden tagtäglich unzählige Briefe verfasst. Dabei gibt es für Briefe im Privatbereich keine festen Vorgaben oder verbindlichen Normen. Wer ein paar nette Worte an die Familie oder einen Freund richtet, einen Liebesbrief schreibt, zum Geburtstag gratuliert oder zu einem Fest einlädt, muss also keine strengen Regeln einhalten. Er kann seinen Gedanken vielmehr freien Lauf lassen und den Brief sowohl optisch als auch inhaltlich so gestalten, wie er möchte. Bei Geschäftspost ist dies anders. Hier sorgen die DIN-Normen 5008 und 676 für ein einheitliches und übersichtliches Gesamtbild, das gleichzeitig auch die automatische Verarbeitung in Sendungszentren ermöglicht. Zur Geschäftspost gehören, vereinfacht erklärt, alle Briefe, die nicht ausschließlich privater Natur sind, also offizielle Schreiben von und an Ämter und Behörden sowie Briefe von und an Unternehmen.

DIN-Normen Richtlinien für geschäftliche Briefe

  • Aufbau. Ganz oben stehen der Name und die Kontaktdaten des Absenders, danach folgen im nächsten Absatz der Name und die Kontaktdaten des Empfängers. Unter der Angabe von Ort und Datum steht die Betreffzeile. Sie ist eine Art Überschrift, die den Empfänger über den Inhalt oder die Absicht des Briefes informiert. Die Betreffzeile wird nicht mehr durch das Wort Betreff gekennzeichnet, sondern stattdessen fett gedruckt. Auf die Betreffzeile folgt die Anredeformel, danach kommt der eigentliche Text des Briefes. Dieser sollte in Absätze gegliedert sein, um durch die übersichtliche Struktur die Lesefreundlichkeit zu verbessern. Bei einem langen Text kann es sogar sinnvoll sein, Zwischenüberschriften einzufügen. Für die Absätze gilt, dass sie durch eine Leerzeile voneinander getrennt werden und jeder Absatz einen Gedanken oder einen Stichpunkt behandeln sollte. Abgeschlossen wird der Brief durch die Grußformel, die Unterschrift und eventuell einen Hinweis auf Anlagen, die dem Brief beiliegen.
  • Inhalt. Generell gilt, dass ein Geschäftsbrief so lang wie nötig und so kurz wie möglich sein sollte. Das bedeutet, die Botschaft oder die Kernaussage, die durch den Brief vermittelt werden soll, sollte klar und unmissverständlich zum Ausdruck kommen. Ausschweifende Formulierungen und rhetorische Ausschmückungen sind ebenso überflüssig wie seitenlange Abhandlungen über jedes noch so kleine Detail. Gleichzeitig ist wichtig, den Empfänger des Briefes nicht aus den Augen zu verlieren. Im Unterschied zu beispielsweise Pressemitteilungen, Aufsätzen oder Initiativbewerbungen, die sich häufig an ein anonymes Publikum richten, sollte ein Geschäftsbrief für einen bestimmten Empfänger diesen Empfänger auch gezielt ansprechen.
  • Stil. Auch wenn das geschriebene Wort zweifelsohne komplexer ist und schwerer wiegt als das gesprochene Wort, ist es schlichtweg nicht mehr zeitgemäß, mit hochtrabenden Formulierungen in steifem Beamtendeutsch zu arbeiten. Vielmehr gilt, dass der Schreibstil auf dem Niveau von gehobener Umgangssprache angesiedelt sein sollte. Der Briefschreiber sollte also auf umständliche Formulierungen und Aneinanderreihungen von Fremdwörtern und Fachbegriffen verzichten. Stattdessen sollte er sich für eine eher einfache Wortwahl entscheiden, die sicherstellt, dass die Inhalte für den Empfänger tatsächlich verständlich und nachvollziehbar sind. Niemand hat wirklich Lust darauf, einen Brief dreimal zu lesen, um zu verstehen, was der Empfänger ihm mitteilen wollte. Außerdem sollte der Briefschreiber zwischen längeren und kurzen Sätzen abwechseln. In diesem Zusammenhang haben sich Satzlängen zwischen zehn und 20 Wörtern bewährt. So entsteht nämlich ein Text, der gut lesbar ist und trotzdem nicht zu abgehackt wirkt. Eine sehr wichtige Grundregel bei Geschäftsbriefen ist außerdem, dass der Ton immer höflich und respektvoll sein sollte. Dies gilt auch dann, wenn der Anlass wenig erfreulich und der Textinhalt negativ ist.

Video mit Tipps zum Verfassen von Briefen

Formulare für Texte & Briefe als Beispiel

Sowohl Ämter, Behörden, andere öffentliche Stellen und Unternehmen als auch Privatpersonen greifen häufig auf Formulare und Mustervorlagen zurück, wenn sie Briefe erstellen. Diese Vorlagen bilden eine Art Grundgerüst, das die Gestaltung des Briefspapiers, die Anordnung der einzelnen Elemente und die gleichbleibenden Daten bereits enthält. In die Vorlage müssen somit nur noch die individuellen Inhalte eingefügt werden, entweder durch eigene, auf den Einzelfall zugeschnittene Formulierungen oder in Form von vorbereiteten Textbausteinen. Ein Brief, der in identischer Form an mehrere Empfänger geschickt wird, kann auch als sogenannter Serienbrief angelegt werden. Generell sieht ein Formular für einen Brief so aus:

Vor- und Nachname des Absenders
Straße Hausnummer
PLZ Ort
evt. weitere Kontaktdaten

 

Empfänger
– evt. Ansprechpartner oder Abteilung -
Straße und Hausnummer oder Postfach
PLZ Ort

Ort, den Datum

 

Betreff als aussagekräftige Überschrift für den Brief

 

Sehr geehrte/r Frau ____________/Herr ______________/Damen und Herren,

….. hier stehen die Inhalte des Briefes…..

….. der Übersichtlichkeit und Lesefreundlichkeit wegen gegliedert in sinnvolle Abschnitte …..

 

Mit freundlichen Grüßen,

Unterschrift

 

evt. Aufzählung der Anlagen