Formular Telefonnotiz

Ob mit dem Telefon im Büro, über den Festnetzanschluss zu Hause, mit dem Diensthandy oder dem privaten Mobiltelefon – jeden Tag werden viele Telefonate geführt. Dabei ist es vermutlich jedem schon einmal passiert, dass er einen Anruf angenommen und später nicht mehr daran gedacht hat, die Nachricht ausrichten. Möglich ist aber auch, dass er sich nicht mehr an die Rückrufnummer erinnern kann oder sich nicht mehr sicher ist, wo und für welche Uhrzeit ein Termin ausgemacht wurde. Manchmal kommt es allerdings vor, dass sich der Angerufene zwar Notizen gemacht hat. Irgendwie ist der Zettel dann aber wie vom Erdboden verschluckt, die Notizen lassen sich später nicht mehr wirklich entziffern oder er hat nur eine Telefonnummer oder ein Stichwort aufgeschrieben und kann diese nicht mehr zuordnen. Abhilfe in solchen Fällen versprechen Formulare für Telefonnotizen, die griffbereit neben dem Telefon liegen und auf denen direkt während des Telefonats oder unmittelbar danach alles Wichtige notiert werden kann.

 

Form und Funktion von Formularen für Telefonnotizen

Formular TelefonnotizDurch eine Telefonnotiz wird ein Telefonat protokolliert. Das entsprechende Formular hierfür ist so gestaltet, dass alle wesentlichen Daten und Angaben erfasst werden. So fragt das Formular für Telefonnotizen unter anderem das Datum und die Uhrzeit des Anrufs sowie den Namen und die Kontaktdaten des Anrufers ab. Außerdem werden der Grund für den Anruf, die wesentlichen Gesprächsinhalte und die getroffenen Vereinbarungen erfasst. Anhand dieser Informationen kann der Anruf später nachvollzogen, abgearbeitet oder weitergeleitet werden. Ist die Angelegenheit erledigt, kann das ausgefüllte Formular abgeheftet oder entsorgt werden.

Verbindliche Vorgaben für die Gestaltung von Formularen für Telefonnotizen gibt es nicht. Allerdings empfiehlt sich ein eher einfacher und vor allem übersichtlicher Aufbau. Schließlich soll ein solches Formular das Festhalten der Infos erleichtern und die mitunter chaotische Zettelwirtschaft beenden und nicht alles noch komplizierter machen. Daher bringt es nicht viel, wenn der Angerufene erst eine ganze Zeit braucht, bis er sich auf dem Formular überhaupt zurechtgefunden hat. Wichtig ist außerdem, dass auch ein Dritter, der das Gespräch nicht selbst geführt hat, sondern an den die Notiz weitergeleitet wird, die Aufzeichnungen nachvollziehen kann. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich übrigens, die Gesprächsinhalte in kurzen, aber aussagekräftigen Stichworten zu notieren. Anders als längere, ausformulierte Texte bringen Stichwörter die Inhalte nämlich meist deutlich klarer, verständlicher und eindeutiger auf den Punkt.

 

Formular Telefonnotiz – Vorlage selbst erstellen mit Video

Formulare für Telefonnotizen können praktisch mit jedem beliebigen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden, eine spezielle Software ist letztlich nicht notwendig. Im Büro oder in einem Unternehmen können die Formulare mittels Computer ausgefüllt und per E-Mail oder als interne Nachricht an den jeweiligen Kollegen weitergeleitet werden. Werden die Formulare hingegen nach der Bearbeitung archiviert, sind eher Vordrucke in Papierform üblich. Im privaten Bereich können die Formulare in mehrfacher Ausführung neben dem heimischen Telefon platziert werden. So ist sichergestellt, dass künftig keine Anrufe mehr in Vergessenheit geraten.

 

Formular Telefonnotiz

Telefonnotiz

 

Anruf am ______________ um ______________ Uhr

Anruf für ______________

Angerufen hat ______________

wegen ______________

 

mit Bitte um

 

[] Rückruf unter ______________

[] Antwort per Fax an ______________

[] Antwort per E-Mail an ______________

 

[] schriftliche Antwort an ______________

[] Kenntnisnahme [] Erledigung

[] ______________

 

Datum:             ______________

Für:                  ______________

Anrufer:            ______________

Telefonnummer: ______________

Grund des Anrufes:

______________

______________

______________

Kunde

Bittet um

O Rückruf:                                        ______________

O Kenntnisnahme:                             ______________

O Erledigung:                                    ______________

O Besuch:                                         ______________

O Telefaxnachricht/E-Mail:                  ______________

O Angebot:                                        ______________

O Sonstiges: