Außer bei Kündigungen, Abmahnungen und der Einstellung neuer Mitarbeiter gibt es noch viele Situationen, bei denen in der Personalarbeit Schreiben anfallen. In diesem Bereich finden Sie eine Auswahl an Mustertexten, wie sie in der Praxis Anwendung finden.

Schreiben an einzelne Mitarbeiter

Bei Schreiben an einzelne Mitarbeiter wird es geschätzt, wenn der Personalverantwortliche den Brief eigenhändig unterschreibt und ein oder zwei persönliche Sätze vorkommen.  

Schreiben an alle Mitarbeiter

Schreiben an alle Mitarbeiter werden z. B. dann fällig, wenn zu einer gemeinsamen Unternehmung eingeladen wird (z. B. zu einem Betriebsausflug) oder wenn betriebsinterne Änderungen (wie z. B. die Einführung neuer Stempelkarten) anstehen. Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter das Schreiben zur gleichen Zeit erhalten, so dass alle gleichzeitig den selben Kenntnisstand haben können.

Einladung zum Mitarbeitergespräch

In vielen Firmen ist es üblich, Mitarbeitergespräche in regelmäßigen Abständen durchzuführen. Das Ziel ist dabei meistens eine Förderung der Zusammenarbeit. In dem Schreiben sollten die geplanten Themen, der genaue Termin und der Ort des Treffens angesprochen werden.

Schreiben an den Betriebsrat

In vielen Fällen (insbesondere bei einer geplanten Kündigung) ist ein Schreiben an den Betriebsrat erforderlich. Hier kommt es auf Sachlichkeit und Offenheit an. Gleichzeitig ist Diplomatie wichtig. Denken Sie daran, dass fast alle Kündigungen unwirksam sind, wenn der Betriebsrat nicht angehört wurde!

Verleihung einer Prämie

Erhält ein Mitarbeiter eine Prämie, so hat er für die Firma mit Sicherheit etwas Außerordentliches oder Herausragendes geleistet. In einem Anschreiben sollte diese außergewöhnliche Leistung entsprechend hervorgehoben und betont werden.  

Ausgleichsquittung

Ein Ausgleichsquittung hat den Zweck, bei der Beendigung eines Arbeitsverhältnisses für klare Verhältnisse zu sorgen: Arbeitspapiere werden zurückgegeben, die Regelung evtentueller Restzahlungen werden festgehalten, der Arbeitnehmer erklärt seinen Verzicht auf weitere Ansprüche an den Arbeitgeber.
Der Arbeitnehmer ist jedoch nicht verpflichtet, die Ausgleichsquittung zu unterzeichnen. Er muss nur die Höhe des empfangenen Lohnes schriftlich bestätigen.

Genesungs-/Glückwünsche

Genesungs- oder Glückwünsche an einzelne Mitarbeiter sollten ganz individuell gestaltet sein. Je mehr persönliche Angaben verwendet werden, desto deutlicher tritt die Wertschätzung des Mitarbeiters hervor. Mit Genesungswünschen soll auch demonstriert werden, dass der Kontakt zwischen Unternehmen und Erkranktem aufrecht erhalten wird.  

Personalfragebogen zum Vorstellungsgespräch

Ein Personalfragebogen zum Vorstellungsgespräch ist dann sinnvoll, wenn von einem Bewerber keine Bewerbungsunterlagen vorliegen. Einige Firmen senden diese Fragebögen automatisch jedem Bewerber zu. Bei eingereichten und vollständigen Bewerbungsunterlagen ist es auch möglich, nur Teilbereiche des Fragebogens zum Einsatz kommen zu lassen.  

Änderungen beim Personal