Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar
Durch eine Rechnung informiert der Gläubiger den Schuldner zum einen darüber, welche Leistung dieser ihm schuldet, und fordert ihn gleichzeitig dazu auf, den geschuldeten Betrag zu bezahlen. Reagiert der Schuldner nicht auf die Rechnung oder leistet er die Zahlung nicht wie vereinbart, kann der Gläubiger die offene Forderung anmahnen. Die Mahnung dient als eindeutige Aufforderung an den Schuldner, die Leistung, die er dem Gläubiger schuldet, zu erbringen. Gleichzeitig setzt der Gläubiger den Schuldner durch die Mahnung in Verzug. Dies wiederum hat zur Folge, dass der Schuldner nicht nur den ursprünglichen Rechnungsbetrag, sondern ab diesem Zeitpunkt auch den entstandenen Verzugsschaden bezahlen muss.
Vorlage Zweite Mahnung
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Die Voraussetzungen für den Eintritt von Verzug
Damit der Schuldner in Verzug gerät, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein. Die erste Voraussetzung besteht darin, dass die Forderung fällig sein muss. Wann eine Forderung fällig ist, ergibt sich aus den Absprachen zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner. Diese Absprachen können beispielsweise im Rahmen des Kaufvertrags oder der Allgemeinen Geschäftsbedingungen vereinbart worden sein. Gibt es keine ausdrücklichen Vereinbarungen, wird eine Leistung sofort fällig. Sobald die Fälligkeit gegeben ist, kann der Gläubiger verlangen, dass der Schuldner die geschuldete Leistung erbringt. Als zweite Voraussetzung muss der Gläubiger den Schuldner durch eine Mahnung ausdrücklich zur Zahlung aufgefordert haben. Ist die Leistung fällig und reagiert der Schuldner nicht auf die Mahnung, tritt der Verzug ein. Ab diesem Zeitpunkt kann der Gläubiger seinen Verzugsschaden geltend machen, indem er Mahngebühren und Verzugszinsen oder Säumniszuschläge erhebt.
Bezahlt der Schuldner die Rechnung trotz Mahnung nicht, kann der Gläubiger im nächsten Schritt ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Zuvor oder stattdessen kann er aber auch ein Inkassounternehmen beauftragen. Infos dazu zeigt dieses Video:
Wann eine Mahnung nicht erforderlich ist
Grundsätzlich setzt der Eintritt von Verzug eine Mahnung voraus. Allerdings nennt § 286 BGB einige Ausnahmen, die eine Mahnung nicht notwendig machen. Demnach kann auf eine Mahnung verzichtet werden, wenn
- die Fälligkeit der Leistung nach dem Kalender bestimmt ist oder nach dem Kalender berechnet werden kann. Dies ist der Fall, wenn als Zahlungsziel ein konkretes Datum benannt ist oder wenn eine Formulierung wie beispielsweise innerhalb von 10 Tagen nach Lieferung, in der 20. Kalenderwoche, 4 Wochen nach Weihnachten oder 30 Tage ab Rechnungsdatum verwendet wurde.
- besondere Gründe vorliegen, die den sofortigen Eintritt von Verzug rechtfertigen. Dies kann beispielsweise bei einer Leistung gerechtfertigt sein, bei der besondere Eile geboten war, etwa ein Noteinsatz bei einem Wasserrohrbruch. Ein anderes Beispiel ist, wenn der Schuldner selbst einen Zahlungstermin nennt und diesen dann nicht einhält. In diesem Fall wird von einer Selbstmahnung des Schuldners gesprochen.
- der Schuldner eine Rechnung 30 Tage, nachdem er sie erhalten hat und sie fällig war, noch nicht bezahlt hat. Richtet sich die Rechnung an einen Verbraucher, muss in der Zahlungsaufforderung allerdings der Hinweis stehen, dass er nach Ablauf dieser Frist automatisch in Verzug gerät.
- sich der Schuldner ernsthaft und endgültig weigert, die Leistung zu erbringen.
- der Schuldner erklärt hat, dass er auf eine Mahnung verzichtet.
- der Gläubiger Zinsen gegenüber einem Kaufmann geltend machen möchte.
Die formalen Vorgaben für eine Mahnung
Bei einer Mahnung muss keine bestimmte Form eingehalten werden. Das bedeutet, eine Mahnung muss nicht unbedingt schriftlich erfolgen, sondern der Gläubiger kann den Schuldner auch mündlich oder durch schlüssiges Handeln abmahnen. Meist wird eine Mahnung aber in Form eines Schreibens ausgesprochen. In diesem Schreiben wird der Schuldner unmissverständlich dazu aufgefordert, die offene Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu leisten. Ratsam ist außerdem, die wesentlichen Daten der Rechnung und das Fälligkeitsdatum anzugeben, damit die Mahnung eindeutig zugeordnet werden kann.
Ein weit verbreiteter Irrglaube ist übrigens, dass mehrere Mahnungen notwendig wären. Liegt keiner der Ausnahmefälle vor, reicht eine einzige Mahnung aus, um den Schuldner in Verzug zu setzen. In der Praxis haben sich jedoch bis zu drei Mahnungen als kaufmännische Gepflogenheit etabliert. Dabei wird die erste Mahnung häufig nicht als Mahnung, sondern als Erinnerung tituliert. In der ersten Mahnung fordert der Gläubiger den Schuldner in einem meist freundlichen, aber dennoch bestimmten Ton zur Zahlung auf. Die zweite Mahnung folgt oft 14 Tage nach der ersten Mahnung und hier wird nicht nur die Zahlung gefordert, sondern auch eine Frist gesetzt. Weitere 14 Tage später folgt dann üblicherweise die dritte Mahnung, in der der Gläubiger eine letzte Zahlungsfrist einräumt und gleichzeitig weitere Konsequenzen androht.
Beispielhafte Vorlage: Zweite Mahnung
Gläubiger
Anschrift
Schuldner
Anschrift
Ort, den Datum
2. Mahnung
Sehr geehrte/r Frau __________/ Herr _____________/ Damen und Herren,
trotz unserer Zahlungserinnerung vom _____________ und unserer Mahnung vom ________________ konnten wir leider noch immer keinen Geldeingang zu folgender Forderung feststellen:
Rechnungsnummer: ___________
Artikel/Dienstleistung: ___________
Rechnungsbetrag: ___________ €, fällig am ___________
Wir fordern Sie daher hiermit letztmalig auf, die fällige Forderung zuzüglich ________ € Mahnkosten zu begleichen. Als Zahlungseingang für den Gesamtbetrag von ___________ € haben wir uns den _____________ vorgemerkt.
Sollte ihre Zahlung bis zu diesem Datum nicht oder nicht vollständig eingegangen sein, werden wir ohne weitere Ankündigung das gerichtliche Mahnverfahren einleiten.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift