Abwesenheitsnotiz Vorlage: Tipps & Muster Vorlagen

Aktualisiert am 4 Januar, 2022 von Ömer Bekar

Sind Sie eine Zeit lang an Ihrem Arbeitsplatz nicht erreichbar, sollten Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz hinterlegen. Denn Kunden und Geschäftspartner könnten verwundert oder sauer sein, wenn Sie sich einfach nicht zurückmelden. Wird eine Nachricht hingegen mit einer Abwesenheitsnotiz beantwortet, herrscht Klarheit. Nennen Sie dazu noch Möglichkeiten, wie das Anliegen auch während Ihrer Abwesenheit geklärt werden kann, fühlen sich Kunden und Geschäftspartner in guten Händen. Bleibt aber die Frage, wie Sie so eine Benachrichtigung am besten formulieren. Wir geben Infos und Tipps rund um die Abwesenheitsnotiz – und zeigen Ihnen die eine oder andere Vorlage!

Sehr geehrte Damen und Herren, Vielen Dank für Ihre Nachricht. Diese wird heute mit einer automatisch verschickten E-Mail beantwortet. Persönlich bin ich nämlich erst ab dem … wieder erreichbar. Selbstverständlich setze ich mich nach meiner Rückkehr gerne mit Ihnen in Verbindung. Bitte beachten Sie, dass Ihre E-Mail nicht weitergeleitet wird. Wenn Sie nicht bis zu meiner Rückkehr warten können oder wollen, hilft Ihnen gerne mein/e Kollege/in Herr/Frau … weiter. Sie erreichen ihn/sie per E-Mail unter … In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unsere Hotline unter … Mit freundlichen Grüßen Name

Dies ist ein Musterbeispiel. So könnte Ihr Schreiben aussehen.

Hidden

Email

Dieses Feld dient zur Validierung und sollte nicht verändert werden.

Urlaub, Betriebsferien, Feiertage, eine Geschäftsreise, eine Erkrankung oder auch ein Wechsel des Arbeitsplatzes: Es kann verschiedene Gründe haben, dass Sie im Büro nicht erreichbar sind.

Doch wenn Sie die eingehenden E-Mails, Faxe und anderen Nachrichten in den kommenden Tagen nicht bearbeiten werden, sollten Sie eine Abwesenheitsnotiz einrichten. So warten Kunden und Geschäftspartner nicht vergeblich auf eine Rückmeldung von Ihnen. Gleichzeitig können Sie unangenehmen Missverständnissen vorbeugen.

Dabei ist so eine automatische Nachricht schnell eingerichtet. In den gängigen E-Mail-Programmen wie etwa Outlook reichen dazu wenige Klicks aus. Schwieriger ist es da schon, die richtigen Worte zu finden. Denn die Abwesenheitsnotiz sollte zum einen die wichtigsten Informationen enthalten. Zum anderen sollte sie für einen möglichst großen Kreis an Empfängern geeignet sein und gleichzeitig sowohl zu Ihnen als auch zum Unternehmen passen.

Doch so anspruchsvoll wie das jetzt vielleicht klingt, ist es dann doch wieder nicht. Wir erklären, worauf es ankommt, und geben Ihnen Vorlagen als Formulierungshilfen für Ihre Abwesenheitsnotiz an die Hand!

Die Abwesenheitsnotiz bei einer vorübergehenden Abwesenheit

Im Prinzip würde es ausreichen, wenn Sie kurz schreiben, dass Sie momentan nicht da sind. Dadurch weiß der Empfänger, dass die Antwort etwas dauern kann. Das Problem ist nur, dass dem Kunden oder Geschäftspartner in seinem Anliegen damit nicht weitergeholfen ist.

Deshalb könnten Sie einen Ansprechpartner nennen. Kann oder will der Empfänger nicht warten, bis Sie wieder zurück sind, kann er sich so an Ihren Vertreter wenden. Belassen Sie es bei diesen Standard-Angaben, klingt Ihre Nachricht aber nach einer unpersönlichen Floskel.

Damit Ihre Abwesenheitsnotiz eine persönlichere Note bekommt, könnten Sie daher berichten, warum Sie nicht an Ihrem Arbeitsplatz sind. Tatsächlich ist das aber keine gute Idee. Dass Sie in Urlaub fahren, geschäftlich verreisen, eine Fortbildung besuchen oder krank im Bett liegen, ist Ihre Sache. Es reicht, wenn Sie Ihre Kunden und Geschäftspartner darüber informieren, wann Sie wieder für sie da sind.

Wählen Sie als Anrede also zum Beispiel nicht „Liebe Kunden“, wenn die Notiz auch an Geschäftspartner und Kollegen verschickt wird. Denn das hinterlässt einen seltsamen Eindruck. Und schreiben Sie nicht in der Du-Form, wenn Sie die Empfänger in der geschäftlichen Korrespondenz sonst überwiegend siezen.

Die Inhalte Ihrer Abwesenheitsnotiz

Die große Kunst bei einer gelungenen Abwesenheitsnotiz besteht in der richtigen Mischung aus sachlichen Informationen und persönlicher Note. Andererseits ist eine automatische Abwesenheitsnotiz ein normaler Geschäftsbrief. Deshalb können Sie sich an den Vorlagen orientieren, die Sie sonst auch für geschäftliche Schreiben verwenden. Ihre automatische E-Mail sollte sich demnach aus folgenden Inhalten zusammensetzen:

Betreff

Als Betreff für Ihre Nachricht können Sie einfach das Wort “Abwesenheitsnotiz” nehmen. Allerdings kann es passieren, dass Ihre Benachrichtigung dadurch im Spam-Ordner der Empfänger landet. Daher sollten Sie sicherheitshalber ein paar Probe-E-Mails verschicken. Ansonsten können Sie etwas im Stil von “Bitte haben Sie ein wenig Geduld.” schreiben.

Anrede und kurzer Dank

Je nachdem, wer die Empfänger sind, kann die Anrede förmlich oder etwas lockerer sein. Mit dem klassischen “Sehr geehrte Damen und Herren” können Sie nichts falsch machen. Aber auch gegen ein freundliches “Guten Tag” ist nichts einzuwenden.

Nach der Grußformel sollten Sie einen kurzen Dank für die Nachricht formulieren. Denn zum einen gehört das zum guten Ton in der geschäftlichen Korrespondenz. Und zum anderen haben Sie nebenbei auch gleich eine passende Einleitung.

Angaben zur Abwesenheit

Eine wichtige Info für Ihre Empfänger ist, wann Sie wieder im Büro sind. Diese Angabe sollten Sie positiv formulieren. Schreiben Sie also nicht “Bis zum … bin ich außer Haus.”, sondern besser “Ab dem … bin ich wieder für Sie da.” Denn eine positive Aussage klingt einfach besser. Natürlich können Sie auch ankündigen, dass Sie sich nach Ihrer Rückkehr mit dem Empfänger in Verbindung setzen werden.

Nun kann es aber sein, dass Sie selbst noch nicht wissen, wann Sie an Ihren Arbeitsplatz zurückkehren. Wenn Sie einen Unfall hatten oder wegen einer Erkrankung außer Gefecht gesetzt sind, kann das zum Beispiel der Fall sein. In solchen Situationen brauchen Sie kein Datum anzugeben. Stattdessen können Sie etwas schreiben wie “Ab Mitte Oktober bin ich voraussichtlich wieder im Hause.”

Sie können die Zeitangabe aber auch ganz weglassen und nur formulieren “Derzeit bin ich aus gesundheitlichen Gründen im Büro nicht erreichbar. Nach meiner Rückkehr melde ich mich umgehend bei Ihnen.”

Da eine Erkrankung Ihre Privatsache ist, müssen Sie aber gar nicht weiter darauf eingehen. Wollen Sie die Sache für sich behalten, können Sie angeben, dass Sie “aus persönlichen oder privaten Gründen” zurzeit nicht arbeiten.

Weitere Infos

Für den Empfänger ist wichtig zu wissen, wie es weitergeht. Geben Sie deshalb an, ob seine E-Mail zunächst ungelesen bleibt oder ob sie automatisch weitergeleitet wird.

Gibt es einen Kollegen, der Sie vertritt, sollten Sie diesen Ansprechpartner in Ihrer Abwesenheitsnotiz natürlich ebenfalls angeben. Macht der Kollege keine echte Vertretung, sondern springt er nur im Notfall ein, können Sie darauf hinweisen, wer in dringenden Fällen als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Grußformel

Ihre Notiz schließen Sie mit einer Grußformel und Ihrem Namen ab. Vergessen Sie außerdem nicht, Ihre Signatur in die E-Mail einzufügen.

Da es sich um geschäftliche Korrespondenz handelt, sollten Sie unbedingt einen freundlichen und einen professionellen Ton wahren. Verkneifen Sie sich Sprüche und Kommentare, die Ihre Freunde über Ihre Freizeit ausdrücken, während die anderen arbeiten. Sie meinen solche Bemerkungen vielleicht im Spaß oder mit einem Augenzwinkern. Der Empfänger könnte die Aussage aber falsch verstehen.

Wichtig ist außerdem, dass nicht der Eindruck entsteht, als wäre Ihnen egal, was während Ihrer Abwesenheit im Büro passiert. Denn so eine Haltung kommt bei Kunden und Geschäftspartner denkbar schlecht an.

►Abwesenheitsnotiz: Vorlage bei zeitweiser Abwesenheit

Damit Sie sich bei der Gestaltung Ihrer Abwesenheitsnotiz leichter tun, haben wir eine Vorlage für Sie vorbereitet. Dabei ist die Nachricht recht allgemein formuliert, so dass sie für einen breiten Empfänger-Kreis eingesetzt werden kann.

Die Abwesenheitsnotiz für internationale Kunden und Geschäftspartner

Sind Sie auf internationaler Ebene tätig, sollten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz für Ihre ausländischen Kunden und Geschäftspartner auch in einer Fremdsprache verfassen.

Da Englisch die Business-Sprache ist, dürften Sie damit gut beraten sein. Arbeiten Sie mit Partnern aus einem bestimmten Sprachraum zusammen, können Sie die Notiz natürlich auch gleich in dieser Sprache formulieren.

Den übersetzten Text können Sie unter dem deutschen Text anordnen. Auf diese Weise bleibt es bei einer Nachricht. Sie können aber auch zwei Abwesenheitsnotizen erstellen und so einrichten, dass Ihr E-Mail-Programm die Nachricht je nach Absender-Adresse auswählt und versendet.

►Abwesenheitsnotiz: Vorlage auf Englisch

Inhaltlich unterscheidet sich eine internationale Abwesenheitsnotiz kaum von einer deutschen Nachricht. Nur die Anrede lassen Sie weg. Ansonsten bedanken Sie sich für die Nachricht und erklären, dass Sie derzeit nicht im Büro sind. Außerdem informieren Sie den Empfänger, ob seine Nachricht weitergeleitet wird und an wen er sich während Ihrer Abwesenheit wenden kann. Zum Schluss folgen die Grußformel und Ihre Signatur.

Und so kann das Ganze dann aussehen:

Nach Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz

Die ersten Arbeitstage nach Ihrer Rückkehr werden vermutlich ganz schön stressig. Schließlich müssen Sie nicht nur das Tagesgeschäft bewältigen, sondern auch die Nachrichten durcharbeiten, die während Ihrer Abwesenheit eingegangen sind.

Ein häufiger Rat lautet deshalb, dass Sie Ihre Rückkehr in der Benachrichtigung zwei, drei Tage später datieren sollten. Auf diese Weise schaffen Sie sich einen kleinen Puffer. In der Praxis bewährt sich dieser Tipp aber nicht.

Denn zum einen kann Ihre Glaubwürdigkeit leiden, wenn ein Kunde Sie erreicht, obwohl Sie laut Abwesenheitsnotiz noch gar nicht im Büro sein sollten. Zum anderen beginnt möglicherweise ein Kollege schon mit einem dringenden Auftrag, der in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt. Dadurch verursachen Sie unnötige Mehrarbeit. Außerdem ist gut möglich, dass Sie nichts von wichtigen Meetings erfahren, weil Ihre Kollegen davon ausgehen, dass Sie noch abwesend sind.

Besser ist deshalb, wenn Sie das korrekte Datum angeben. Planen Sie Ihre Aufgaben und arbeiten Sie die Nachrichten strukturiert durch. Mit einem vernünftigen Zeitmanagement haben Sie die Arbeiten zügig aufgeholt.

Die Abwesenheitsnotiz, wenn es keine Rückkehr geben wird

Natürlich kann es sein, dass Sie nicht nur vorübergehend abwesend sind, sondern überhaupt nicht mehr zurückkommen werden. Kunden und Geschäftspartner, mit denen es eine enge Zusammenarbeit gab, werden Sie wahrscheinlich über Ihren Ausstieg schon informiert haben.

Für alle anderen Partner sollten Sie eine Nachricht hinterlegen. Denn es wäre unhöflich und unprofessionell, einfach stillschweigend zu verschwinden. Zumal Sie immer damit rechnen müssen, ehemaligen Partnern irgendwann irgendwo wieder zu begegnen.

Trennen Sie sich von Ihrem Arbeitgeber, können große Emotionen im Spiel sein. Doch ihre Gefühle sollten Sie für sich behalten, egal, warum und wie das Arbeitsverhältnis geendet hat. Bleiben Sie professionell und belassen Sie es bei den entscheidenden Informationen.

Treten Sie Ihren Ruhestand an, können Sie das ruhig schreiben. „Nach einem langen Arbeitsleben wird es für mich Zeit, in Rente zu gehen.“ wäre eine mögliche Formulierung. In allen anderen Fällen lassen Sie den Grund für Ihren Austritt aus der Firma weg.

►Abwesenheitsnotiz: Vorlage beim Ausstieg aus dem Unternehmen

In Ihrer Nachricht sollten Sie dem Empfänger zuerst mitteilen, dass Sie nicht mehr hier arbeiten. Gibt es schon einen Nachfolger, der in Zukunft Ihre Kunden und Geschäftspartner betreuen wird, geben Sie seinen Namen und seine Kontaktdaten an. Andernfalls verweisen Sie an die Zentrale. Und vergessen Sie nicht, sich für die Zusammenarbeit zu bedanken.

Auch für so eine Abwesenheitsnotiz haben wir eine Vorlage als Formulierungshilfe für Sie vorbereitet: