1. Mahnung Vorlage: Infos, Tipps & Muster

Aktualisiert am 2 Juli, 2020 von Ömer Bekar

Infos zu 1. Mahnung Vorlage
Um die 1. Mahnung zu formulieren, können Sie sich an unserer Vorlage orientieren.

Leider passiert es immer wieder, dass Kunden Rechnungen nicht bezahlen oder offene Forderungen nicht begleichen. Doch als Unternehmer können Sie es sich kaum leisten, ewig auf Ihr Geld zu warten. Und Sie können auch nicht unbedingt Rücksicht darauf nehmen, ob der Kunde die ausstehende Zahlung lediglich übersehen hat, das Geld nicht aufbringen kann oder schlicht nicht bezahlen will. Denn die Liquidität Ihres Unternehmens muss gewahrt bleiben. Deshalb wird Ihnen oft nichts anderes übrig bleiben, als dem säumigen Kunden eine Mahnung zu schicken. Wir erklären, was Sie dabei beachten müssen. Und eine Vorlage für die 1.Mahnung haben wir ebenfalls für Sie.

Haben Sie die bestellte Ware geliefert, die vereinbarte Dienstleistung erbracht oder den erteilten Auftrag ausgeführt, stellen Sie Ihre Leistungen entsprechend in Rechnung.

Dabei erfüllt die Rechnung zwei Funktionen. Zum einen dokumentiert sie Ihre Forderung gegenüber dem Kunden. Zum anderen fordern Sie den Kunden durch die Rechnung dazu auf, die vereinbarte Zahlung zu leisten.

Kommt der Kunde seiner Zahlungspflicht nicht nach, können und müssen Sie Ihre Forderung durchsetzen. In aller Regel werden Sie dafür zunächst eine Mahnung schreiben.

Nur: Was genau ist eine Mahnung überhaupt? Welche Funktion hat sie? Was sind ihre Folgen? Und welche formalen Vorgaben müssen Sie bei einer Mahnung beachten?

Das alles klären wir in diesem Beitrag. Außerdem zeigen wir Ihnen anhand einer Vorlage, wie Sie die 1.Mahnung formulieren können.

►1. Mahnung – Vorlage als Muster

Briefkopf Ihrer Firma

Kunde
Anschrift

Datum

Mahnung

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

leider konnten wir bisher keinen Zahlungseingang zur Rechnung

Nummer _________________
Rechnungsdatum _________________
über Ware/Dienstleistung _________________
Rechnungsnummer/Lieferscheinnummer _________________

feststellen. Der Rechnungsbetrag von __________ Euro war am __________ fällig.

Da Sie auch auf unsere Zahlungserinnerung vom __________ nicht reagiert haben, erlauben wir uns, Sie erneut auf Ihre Zahlungspflicht hinzuweisen.

Bitte veranlassen Sie die ausstehende Zahlung schnellstmöglich, spätestens aber bis zum __________, auf das oben angegebene Konto.

Sollten Sie der Zahlungsaufforderung nicht nachkommen, sehen wir uns gezwungen, Ihnen Verzugszinsen und Mahngebühren zu berechnen.

Zahlungseingänge haben wir bis zum _________ berücksichtigt. Haben Sie die Rechnung danach beglichen, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine eindeutige und unmissverständliche Aufforderung an Ihren Kunden, die Leistung, die er Ihnen schuldet, zu erbringen. Durch die Mahnung fordern Sie Ihren Kunden also dazu auf, die Zahlung zu leisten, die Sie für Ihre Dienste in Rechnung gestellt haben.

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Gleichzeitig setzen Sie den Kunden durch die Mahnung förmlich davon in Kenntnis, dass er in Verzug ist. Der Zahlungsverzug ist wichtig, damit Sie weitere Schritte einleiten können. Doch der Verzug tritt grundsätzlich erst dann ein, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Forderung ist fällig.

Die Fälligkeit einer Forderung leitet sich aus den Vereinbarungen ab, die Sie mit dem Kunden getroffen haben. Das kann zum Beispiel durch eine Klausel im Kaufvertrag oder eine Regelung in den AGB erfolgen. Genauso ist möglich, dass Sie das Zahlungsziel auf der Rechnung angegeben haben.

Haben Sie nichts Konkretes zur Fälligkeit vereinbart, ist die Leistung sofort fällig. Und sobald eine Rechnung fällig ist, können Sie verlangen, dass Ihr Kunde die Zahlung leistet. Das ergibt sich aus § 271 Abs. 1 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

2. Sie haben den Kunden eindeutig zur Zahlung aufgefordert.

War die Zahlung bereits fällig, doch ist die Rechnung noch immer offen, sollten Sie den Kunden durch eine Mahnung unmissverständlich auffordern, seine Schulden zu begleichen. Lässt sich der Kunde auch durch die Mahnung nicht zu einer Zahlung bewegen, kommt er in Verzug.

Ab diesem Moment haben Sie nicht nur Anspruch auf den ursprünglichen Rechnungsbetrag. Sondern Sie können zusätzlich dazu einen Verzugsschaden geltend machen. Der Verzugsschaden gleicht den Schaden aus, der Ihnen entstanden ist, weil der Kunde die Rechnung bislang gar nicht oder erst mit Verspätung bezahlt hat.

Ist eine Mahnung immer erforderlich?

Prinzipiell müssen Sie einen Kunden durch eine Mahnung in Verzug setzen, wenn seine Zahlung ausbleibt. Allerdings gibt es Fälle, in denen Sie keine Mahnungen schreiben müssen. Nach den gesetzlichen Regelungen aus § 286 BGB tritt der Zahlungsverzug nämlich automatisch und ohne vorhergehende Mahnung ein, wenn

  • die Fälligkeit nach dem Kalender bestimmt ist. Haben Sie ein konkretes Datum als Zahlungsziel ausgemacht und ist die Rechnung nach dem vereinbarten Stichtag offen, ist der Kunde automatisch in Verzug.
  • sich die Fälligkeit anhand des Kalenders eindeutig ermitteln lässt. Steht auf der Rechnung zum Beispiel, dass sie bis zur 20. Kalenderwoche, innerhalb von zwei Wochen nach Lieferung oder in 30 Tagen ab Rechnungsdatum bezahlt werden muss, kann der Kunde das Zahlungsziel ausrechnen. Zahlt er bis dahin nicht, tritt der Verzug ein.
  • seit dem Zugang der Rechnung mehr als 30 Tage vergangen sind. Ist Ihr Kunde ein Verbraucher, gilt diese Regelung aber nur dann, wenn Sie ihn in der Rechnung darauf hingewiesen haben, dass der Verzug nach Ablauf der 30-Tage-Frist automatisch eintritt.
  • Ihr Kunde selbst ein Zahlungsziel festgelegt hat und diesen Termin dann nicht einhält. In diesem Fall wird von einer Selbstmahnung gesprochen.
  • der Kunde ernsthaft und endgültig erklärt hat, dass er die Rechnung nicht bezahlen wird.

Auch wenn Sie also in vielen Fällen eigentlich auf eine Mahnung verzichten könnten, ist es in der Praxis üblich, den Kunden an die offene und fällige Rechnung zu erinnern.

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Welche formalen Vorgaben muss eine Mahnung erfüllen?

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, können Sie eine Mahnung verschicken. Allerdings ist das so nicht unbedingt üblich. Denn auch wenn Ihnen das Geld zusteht und Sie die Zahlung gerne so schnell wie möglich verbuchen möchten, könnte der Kunde verärgert sein, wenn Sie sofort mit einer Mahnung um die Ecke kommen. Ob die Geschäftsbeziehung dann noch eine Zukunft hat, ist fraglich.

Viele Unternehmen warten deshalb etwa zwei Wochen ab. Anschließend wenden sie sich zunächst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung an den Kunden.

Rein rechtlich gesehen, kann zwar auch die Zahlungserinnerung schon eine Mahnung sein und die gleiche Wirkung entfalten. Nur klingt so ein Erinnerungsschreiben eben einfach sehr viel netter und harmloser. Spätestens, wenn die höfliche Zahlungserinnerung ohne Erfolg bleibt, sollten Sie aber zur Mahnungsvorlage greifen.

Eine bestimmte Form ist für die Mahnung nicht vorgeschrieben. Es ist also gar nicht unbedingt notwendig, dass Sie ein Schreiben verfassen. Stattdessen könnten Sie den Kunden auch nur mündlich zur Zahlung auffordern. Das wäre genauso wirksam.

Allerdings ist es nicht unbedingt ratsam, die Zahlung nur mündlich anzumahnen. Wird es nämlich notwendig, dass Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, können Sie anhand der Mahnschreiben belegen, dass und wann Sie den Kunden eindeutig zur Zahlung aufgefordert und in Verzug gesetzt hatten.

Welche Inhalte sollte die Mahnung haben?

Durch die Mahnung möchten Sie erreichen, dass der Kunde die Zahlung nun endlich vornimmt. Deshalb sollten Sie zum einen sicherstellen, dass der Kunde eindeutig erkennen und zuordnen kann, auf welche Rechnung sich die Mahnung bezieht.

Zum anderen sollten Sie den Kunden freundlich, aber bestimmt dazu auffordern, den Rechnungsbetrag innerhalb der genannten Frist zu überweisen. Damit Ihr Schreiben seinen Zweck erfüllt, sollten es also folgende Angaben enthalten:

  • Ihre Kontaktdaten samt Steuernummer
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Datum, an dem Sie die Mahnung verfassen
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und ggf. Lieferdatum
  • Höhe der fälligen Zahlung
  • Datum, an dem die Zahlung eigentlich fällig war
  • neues Zahlungsziel, am besten mit konkretem Datum; eine Angabe wie „in den nächsten Tagen“ oder „binnen zwei Wochen“ ist zu vage und könnte zu Missverständnissen führen
  • Ihre Bankverbindung

Bereits in der ersten Mahnung können Sie weitere, gerichtliche Schritte androhen. In der Praxis ist das aber eher unüblich.

Gleiches gilt für Verzugszinsen und einen Verzugsschaden. Auch sie werden meist erst ab der zweiten Mahnung eingefordert. Auf die Zinsen und Mahngebühren gehen wir gleich noch genauer ein.

Tipp: Nennen Sie Ihr Schreiben nur Mahnung, nicht 1. Mahnung!

Ein weit verbreiteter Irrglaube ist, dass Sie erst drei Mahnungen schreiben müssen, bevor Sie ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten oder Ihre Forderung einklagen können.

Tatsächlich gibt es aber keine Vorschrift, die Sie zu mehreren Mahnungen verpflichtet.

In der kaufmännischen Praxis hat es sich zwar zur Gepflogenheit entwickelt, säumige Kunden dreimal anzumahnen. Doch von Gesetzes wegen reicht eine einzige Mahnung völlig aus.

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Und die Erfahrung zeigt, dass Sie Ihre Mahnschreiben besser nicht als erste, zweite und dritte Mahnung überschreiben sollten. Denn auf diese Weise signalisieren Sie dem Kunden, dass ohnehin noch weitere Mahnschreiben folgen werden, bevor Sie gerichtliche Schritte einleiten. Deshalb kann gut sein, dass sich der Kunde mit dem Bezahlen Zeit lässt. Denn noch hat er ja nichts zu befürchten.

Was gilt für Verzugszinsen und Mahngebühren?

Ist eine Rechnung offen, obwohl sie fällig war, können Sie ab dem Eintritt des Verzugs Verzugszinsen vom säumigen Kunden verlangen. Der Gesetzgeber hat die Höhe dabei in § 288 BGB auf fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz festgelegt.

Ist Ihr Kunde kein Verbraucher, sondern ein Unternehmer, können Sie sogar neun Prozent über dem Basiszins geltend machen. Wie hoch der aktuelle Zinssatz ist, können Sie auf der Seite der Bundesbank abrufen. Die Verzugszinsen berechnen Sie taggenau für jeden Tag, an dem der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug war.

Zusätzlich zu den Verzugszinsen können Sie sich außerdem Ihren Verzugsschaden ersetzen lassen. Voraussetzung ist natürlich, dass Ihnen durch die ausgebliebene oder verspätete Zahlung auch wirklich ein Schaden entstanden ist. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn Sie einen Zwischenkredit aufnehmen mussten, um liquide zu bleiben oder Ihre eigenen Rechnungen zu bezahlen.

Zum Verzugsschaden zählen aber auch die Mahngebühren. Hier ist es so, dass Sie nur die Kosten in Rechnung stellen dürfen, die Ihnen im Zusammenhang mit dem Schreiben der Mahnung entstanden sind.

Nach gängiger Rechtsprechung betrifft das in erster Linie das Papier, die Tinte und das Porto. Den Zeit- und Arbeitsaufwand dürfen Sie nicht berechnen. Deshalb dürfte die Grenze im Bereich von 2,50 Euro liegen.

Und: Mahngebühren können Sie bei der Erstmahnung, mit der Sie den Kunden in Verzug setzen, noch nicht verlangen. Denn die Mahnkosten gelten als Verzugsschaden. Doch ihn können Sie erst geltend machen, nachdem der Verzug eingetreten ist. Und genau das passiert durch die 1. Mahnung.

Was tun, wenn der Kunde trotz Mahnung nicht zahlt?

Lässt sich der Kunde von der Erstmahnung nicht beeindrucken, können Sie nach Ablauf der Frist eine zweite Mahnung verschicken. Dabei können Sie das Zahlungsziel ruhig etwas kürzer ansetzen.

Passiert auch nach der Zweitmahnung nichts, wird meist eine dritte Mahnung geschrieben. Darin setzen Sie dem Kunden eine letzte Frist. Haben Sie die vorhergehenden Schreiben noch in einem höflichen Tonfall formuliert, können Sie nun Ihr Geld bestimmt und mit Nachdruck einfordern. Kündigen Sie außerdem weitere Schritte an.

Bleibt die letzte Mahnung ebenfalls ohne Erfolg, können Sie vor Gericht einen Mahnbescheid beantragen oder Klage erheben. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie ein Inkassobüro damit beauftragen, das Geld für Sie einzutreiben.