Zahlungserinnerung Vorlage: Tipps & Muster Vorlagen

Infos zu Zahlungserinnerung Vorlage
Für Ihre Zahlungserinnerung können Sie sich an unserer Vorlage orientieren.

Wenn Sie die Ware geliefert oder die vereinbarte Leistung erbracht haben, möchten Sie natürlich die Gegenleistung dafür. Doch was ist, wenn der Kunde die Rechnung nicht bezahlt? Statt gleich eine Mahnung zu verschicken, können Sie es zunächst mit einer Zahlungserinnerung versuchen. Auch eine Zahlungserinnerung fordert den Kunden dazu auf, die Rechnung zu begleichen. Nur macht sie das freundlicher und weniger direkt als eine Mahnung. Bleibt aber die Frage, wann und wie Sie eine freundliche Erinnerung schreiben können. Wir geben Ihnen Tipps rund um die Zahlungserinnerung und zeigen Ihnen eine Vorlage für ein solches Schreiben.

Sie haben eine Rechnung geschrieben, doch der Geldeingang bleibt aus? Mit einer Zahlungserinnerung können Sie den Kunden freundlich an die offene Rechnung erinnern. Denn natürlich macht es wenig Sinn, abzuwarten und darauf zu hoffen, dass die ausstehende Zahlung irgendwann doch noch eintrudelt. Zumal Sie Ihre eigenen Rechnungen und die Löhne Ihrer Mitarbeiter ja auch bezahlen müssen. Also brauchen Sie das Geld.

Andererseits muss keine böse Absicht dahinter stecken. Vielleicht hat der Kunde die Rechnung einfach vergessen oder sie womöglich erst gar nicht erhalten. Wenn Sie dann gleich mit einer Mahnung um die Ecke kommen, könnte sich der Kunde auf den Schlips getreten fühlen.

Was genau ist eine Zahlungserinnerung eigentlich?

Wenn eine Zahlungsaufforderung, Mahnung oder Zahlungserinnerung im Raum steht, ist die Ausgangssituation stets die gleiche: Eine Rechnung war fällig, doch der Kunde hat bislang noch nicht gezahlt. Sie möchten Ihr Geld natürlich haben und das möglichst zeitnah. Schließlich ist der Zahlungstermin schon längst überschritten.

Bevor Sie jetzt Maßnahmen ergreifen, sollten Sie sich in Erinnerung rufen, dass das Zahlungsversäumnis verschiedene Ursachen haben kann. Selbstverständlich ist nicht auszuschließen, dass der Kunde die Rechnung bisher nicht bezahlen konnte oder wollte.

Aber genauso ist denkbar, dass die Rechnung gar nicht beim Kunden angekommen ist. Das kann sowohl auf dem Postweg als auch bei einem Versand per E-Mail passieren. Vielleicht war der Kunde auch verreist oder krank. Dass der Kunde die Rechnung übersehen oder im Alltagstrubel schlichtweg vergessen hat, ist ebenso möglich.

Deshalb können und sollten Sie den säumigen Kunden an die fällige Zahlung erinnern. Sonst geraten Sie womöglich selbst in Zahlungsschwierigkeiten. Aber Sie sollten freundlich bleiben und mit Fingerspitzengefühl vorgehen. Und genau diese Möglichkeit eröffnet die Zahlungserinnerung. Denn die Zahlungserinnerung macht den Kunden höflich auf den offenen Rechnungsbetrag aufmerksam.

Ist eine Zahlungserinnerung eine Mahnung?

Wie der Name schon andeutet, soll eine Zahlungserinnerung den Kunden in erster Linie an die fällige Zahlung erinnern. Dabei versteht sich die Zahlungserinnerung meist als eine Art Wink mit dem Zaunpfahl. Denn grundsätzlich basiert eine Zahlungserinnerung auf der Annahme, dass der Kunde die Rechnung nur aus Versehen noch nicht bezahlt hat. Deshalb ist der Ton in einer Zahlungserinnerung sehr freundlich. Der Kunde wird höflich darum gebeten, die offene Rechnung zu begleichen.

Aber: Je nachdem, wie eine Zahlungserinnerung formuliert ist, kann sie sehr wohl auch eine Mahnung sein.

Wie ein Schreiben benannt ist, spielt nämlich letztlich keine Rolle. Entscheidend ist vielmehr, welche Funktion die Mitteilung hat. Wenn Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, die die Anforderungen an eine Mahnung erfüllt, dann ist Ihre Zahlungserinnerung gleichzeitig eine Mahnung im Sinne von § 286 BGB. Und Ihr Schreiben entfaltet die gleiche rechtliche Wirkung wie eine Mahnung, auch wenn es Zahlungserinnerung heißt.

Ein wichtiger Unterschied zwischen der Zahlungserinnerung und der Mahnung

Fordern Sie den Kunden in der Zahlungserinnerung eindeutig und unmissverständlich dazu auf, die fällige Zahlung zu leisten, und setzen Sie ihm gleichzeitig eine Zahlungsfrist, ist Ihre Zahlungserinnerung trotz nettem Ton eine Mahnung. Und spätestens dadurch setzen Sie den Kunden in Verzug.

Sobald der Kunde in Zahlungsverzug ist, können Sie einen Verzugsschaden geltend machen. Dieser umfasst zum Beispiel Mahngebühren und Verzugszinsen. Außerdem können Sie rechtliche Schritte einleiten, wenn die Zahlungsfrist ergebnislos verstreicht. Dabei können Sie einen Mahnbescheid erwirken oder die Forderung einklagen.

Allerdings ist es nicht immer notwendig, den Kunden in Verzug zu setzen. Denn wenn Sie im Vertrag eine Zahlungsfrist vereinbart haben, ist der Kunde nach Ablauf der Frist automatisch in Verzug. Gleiches gilt, wenn auf der Rechnung ein Zahlungstermin steht und Sie darauf hinweisen, dass nach diesem Termin ein Zahlungsverzug eintritt. 30 Tage nach Ablauf der Zahlungsfrist ist der Kunde ebenfalls in Verzug. Auf eine Mahnung oder Zahlungserinnerung können Sie dann verzichten.

Gestalten Sie Ihre Zahlungserinnerung tatsächlich als reine, freundliche Erinnerung, müssen Sie die Kosten dafür aber selbst tragen. Denn in einer Zahlungserinnerung dürfen Sie dem Kunden keine Mahngebühren oder Zinsen in Rechnung stellen.

Muss eine Zahlungserinnerung schriftlich erfolgen?

Sie müssen nicht unbedingt eine Zahlungserinnerung schreiben, sondern können den Kunden auch im persönlichen Gespräch oder am Telefon an die Rechnung erinnern. Eine mündliche Nachfrage ist nicht so förmlich wie ein Schreiben. Deshalb bewertet ein Kunde so eine Nachfrage oft eher als guten Service. Weitere Vorteile von einer mündlichen Zahlungserinnerung sind folgende:

  • Sie können direkt klären, warum die Rechnung noch offen ist. Gab es ein Missverständnis, zum Beispiel weil bei der Überweisung etwas schief gelaufen ist, lässt sich das schneller aus der Welt schaffen.
  • Eine mündliche Zahlungserinnerung kommt sofort beim Kunden an. Und Sie können sich sicher sein, dass der Kunde die Erinnerung zur Kenntnis genommen hat.
  • Sie sparen sich die Arbeit, die Zahlungserinnerung zu schreiben und zu verschicken.

Aber es gibt auch einen großen Nachteil: Sie haben nichts in der Hand. Im Gespräch oder am Telefon kann Ihnen der Kunde zwar hoch und heilig versprechen, dass er die Zahlung sofort leistet. Doch wenn der Zahlungseingang ausbleibt, sind Sie genauso weit wie vorher.

Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung verschicken?

Im Prinzip können Sie eine Zahlungserinnerung verschicken, sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist. Je nach vereinbartem Zahlungsziel ist das meist 10, 14 oder 30 Tage nach der Rechnungsstellung der Fall.

In der Praxis hat es aber bewährt, wenn Sie zwei, drei Tage nach der Fälligkeit abwarten. Denn es kann etwas dauern, bis eine Überweisung von den Banken bearbeitet und verbucht ist. Überschneidet sich der Geldeingang mit Ihrer Zahlungserinnerung, war die Arbeit umsonst.

Versenden können Sie die Zahlungserinnerung per E-Mail oder als Brief. Beides ist möglich und hängt in erster Linie davon ab, wie Sie ansonsten üblicherweise mit Ihrem Kunden kommunizieren.

Tipp: Legen Sie der Zahlungserinnerung eine Kopie der Rechnung bei. Zum einen sieht der Kunde so sofort, worum es geht. Zum anderen kann der Kunde die Rechnung begleichen, falls er sie verlegt oder tatsächlich nicht bekommen hat.

Was sollte in einer Zahlungserinnerung stehen?

Strenge Vorgaben oder verbindliche Regeln, welche Inhalte eine freundliche Zahlungserinnerung haben muss, gibt es nicht. Und für eine Zahlungserinnerung existiert auch kein Formular und keine einheitliche Vorlage. Denn letztlich entscheiden Sie selbst, ob Sie überhaupt eine Zahlungserinnerung schreiben. Ratsam ist aber, dass Sie folgende Elemente in Ihr Schreiben aufnehmen:

  • Namen und Anschriften von Ihnen als Rechnungssteller und Ihrem Kunden als Rechnungsempfänger
  • Datum der Zahlungserinnerung
  • Nummer und Datum der offenen Rechnung
  • Fälligkeitsdatum der Zahlung
  • Hinweis auf die offene Forderung
  • genaue Angaben dazu, wofür und in welcher Höhe die Forderung besteht
  • Aufforderung, den fälligen Betrag zu bezahlen
  • Zahlungsfrist, bis wann der Kunde die Rechnung bezahlt haben soll
  • Hinweis auf den Eintritt des Zahlungsverzugs

Durch diese Inhalte entfaltet die Zahlungserinnerung die gleiche Wirkung wie eine erste Mahnung. Trotzdem sollten Sie darauf achten, freundlich zu formulieren. Ein harscher Ton oder gar Drohungen haben in einer Zahlungserinnerung nichts zu suchen. Schließlich wollen Sie den Kunden erinnern und nicht verärgern.

Wie so ein Schreiben aussehen kann, zeigen wir Ihnen gleich in einem Zahlungserinnerung Muster.

Zuvor aber noch ein Tipp: Eine Zahlungserinnerung geht davon aus, dass die nicht erfolgte Zahlung auf einem Versehen beruht. Sind Sie aber der Meinung, dass der Kunde die Zahlung mit Absicht hinauszögert, wird Sie eine freundliche Erinnerung nicht weiterbringen. Damit Sie keine unnötige Zeit verlieren, sind Sie in diesem Fall mit einer Mahnung besser beraten.

Muster für eine Zahlungserinnerung als kostenlose Vorlage

Ihr Name
Anschrift

Name des Rechnungsempfängers
Anschrift

Datum

Zahlungserinnerung

Rechnung Nummer ____________________ vom … (Rechnungsdatum) …
Rechnungsbetrag __________ €
Kundennummer ____________________

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name),

im Trubel des Alltags kann es schnell passieren, dass eine Rechnung übersehen wird oder eine Zahlung in Vergessenheit gerät.

Bei der Durchsicht unserer Konten haben wir festgestellt, dass die Rechnung mit der Nummer _______________ vom … (Rechnungsdatum) … noch offen steht.

Daher bitten wir, den Betrag von _________ € bis zum … (Datum) … zu überweisen.

Für den Fall, dass Sie die Rechnung nicht mehr zur Hand haben, fügen wir eine Kopie davon bei.

Zahlungseingänge haben wir bis zum … (Datum) … berücksichtigt. Sollten Sie die Zahlung inzwischen geleistet haben, bedanken wir uns. Bitte betrachten Sie dieses Schreiben dann als gegenstandslos.

Haben Sie Fragen zur Rechnung oder Bezahlung? Kontaktieren Sie uns gerne!

Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift

Was ist, wenn die Zahlungserinnerung erfolglos bleibt?

Hat Ihre freundliche Zahlungserinnerung nichts gebracht, sollten Sie den nächsten Schritt gehen. Denn es bringt nichts, wenn Sie aus Höflichkeit abwarten und dann womöglich selbst in einen finanziellen Engpass geraten. Und Sie müssen auch keine Bedenken haben. Sie haben Ihren Teil erfüllt und nun Anspruch auf die vereinbarte Vergütung dafür.

In der Praxis handhaben es viele Unternehmen so, dass Sie drei Schreiben verschicken:

  • Den Anfang macht eine Zahlungserinnerung. Sie hat noch keine rechtlichen Folgen. Stattdessen weist sie den Kunden auf die offene Rechnung hin und fordert ihn höflich dazu auf, die Zahlung zu leisten.
  • Das nächste Schreiben ist eine Mahnung. Hier fordert das Unternehmen den Kunden sachlich, aber bestimmt dazu auf, die Rechnung zu bezahlen. Meist enthält die Mahnung ein konkretes Zahlungsziel. Außerdem werden oft Mahngebühren berechnet.
  • Danach folgt eine weitere Mahnung, die oft als „Letzte Mahnung“ tituliert ist. Darin räumt das Unternehmen eine letzte Zahlungsfrist ein. Gleichzeitig kündigt es rechtliche Konsequenzen an, falls die Zahlung ausbleibt. Eine Vorlage für so eine Mahnung können Sie sich hier kostenlos downloaden.

Zahlt der Kunde auch auf die Mahnungen hin nicht, bleibt dem Unternehmen nicht viel anderes übrig, als ein Inkassounternehmen einzuschalten, einen Mahnbescheid zu beantragen oder ein gerichtlichtes Mahnverfahren einzuleiten.

Andersherum müssen Sie nicht zwei, drei oder noch mehr Briefe schreiben. Sobald der Kunde mit seiner Zahlung in Verzug ist, können Sie rechtliche Schritte einleiten. Und der Verzug kann schon durch die erste Mahnung oder sogar automatisch von Gesetzes wegen eintreten.

Aber es kann auch passieren, dass Sie eine Mahnung bekommen, obwohl Sie die Rechnung bezahlt haben. Infos und Tipps, wie Sie sich dagegen wehren können, haben wir in diesem Beitrag für Sie zusammengestellt. Darin stellen wir Ihnen für Ihr Schreiben auch ein Muster kostenlos zur Verfügung.