Auftragsbestätigung: Infos, Tipps & Vorlage als Muster

Aktualisiert am 28 April, 2022 von Ömer Bekar

Muster für Auftragsbestätigung
Ein verbindliches Muster mit starren Vorgaben gibt es bei der Auftragsbestätigung nicht.

Eine Auftragsbestätigung schafft Verbindlichkeit und Sicherheit für beide Seiten. Außerdem kann sie dazu beitragen, Missverständnissen vorzubeugen. Vor allem bei neuen Kunden und größeren Aufträgen macht es Sinn, die vereinbarten Leistungen durch die Bestätigung schriftlich zusammenzufassen. Wir erklären, was Sie rund um die Auftragsbestätigung wissen sollten und zeigen Ihnen ein Muster.

Die Auftragsbestätigung ist ein Schritt im Rahmen der Abwicklung eines Auftrags oder Kaufs. Gewerbetreibende, Selbstständige und Freiberufler, aber genauso auch Kunden sollten wissen, welche Funktion eine Auftragsbestätigung hat und welche rechtliche Bedeutung ihr zukommt. Schließlich gehört das Schreiben zu den typischen Geschäftsbriefen.

In diesem Beitrag beantworten wir die wichtigsten Fragen zur Auftragsbestätigung und stellen Ihnen ein Muster als Formulierungshilfe bereit.

Was ist eine Auftragsbestätigung?

Die Bezeichnung Auftragsbestätigung setzt sich aus den beiden Wörtern Auftrag und Bestätigung zusammen. Damit ist die wesentliche Aufgabe dieses Dokuments auch trefflich beschrieben. Denn eine Auftragsbestätigung ist die Mitteilung, dass der jeweilige Auftragnehmer den Auftrag annimmt.

Dabei bezieht sich die Bestätigung in aller Regel auf ein vorab erstelltes Angebot. In diesem Angebot über einen Warenkauf oder eine Dienstleistung wurden die Inhalte und Konditionen bereits konkret ausgeführt. Nimmt der Kunde das Angebot an, gibt er die Bestellung oder Dienstleistung in Auftrag. Das Unternehmen wiederum informiert den Kunden durch die Auftragsbestätigung darüber, dass es den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen annimmt.

Die Auftragserklärung ist somit eine Willenserklärung im Sinne von: „Ich nehme den Auftrag an und werde ihn zu den genannten Bedingungen erfüllen.“

Wie ist eine Auftragsbestätigung rechtlich einzuordnen?

Bevor ein Unternehmen einen Auftrag bestätigt, hat der Kunde seinen Wunsch erklärt, eine Ware oder Dienstleistung zu beziehen. Die darauffolgende Auftragsbestätigung hält die Beauftragung durch den Kunden zum einen schriftlich fest. Zum anderen erklärt das Unternehmen, dass es bereit ist, den erteilten Auftrag wie angeboten und vereinbart zu erfüllen.

Sowohl die Beauftragung durch den Kunden als auch die Annahme des Auftrags durch das Unternehmen sind die Grundlage für einen rechtsgültigen und wirksamen Vertrag. Denn ein Vertrag kommt zustande, wenn sich die beiden Vertragsparteien auf ein Angebot verständigen und übereinstimmend ihr Interesse und ihren Willen erklären, dieses Angebot anzunehmen. Aus rechtlicher Sicht kommt eine verbindliche Auftragsbestätigung deshalb einem Vertragsschluss gleich.

Allerdings ist die Auftragsbestätigung kein Muss. Sie sind nicht dazu verpflichtet, die Annahme eines Auftrags schriftlich zu bestätigen. In vielen Fällen ist es zwar sinnvoll, die Vereinbarungen noch einmal zusammenzufassen und zu bestätigen. Aber Voraussetzung für einen rechtsgültigen Vertrag ist eine Auftragsbestätigung nicht.

Was spricht für eine Auftragsbestätigung?

Erstellt ein Unternehmen ein verbindliches Angebot und nimmt der Kunde dieses Angebot so an, sind die Vereinbarungen für beide Seiten bindend. Die Absprachen noch einmal in einer Auftragsbestätigung festzuhalten, ist dann eigentlich nicht mehr notwendig. Trotzdem gibt es einige Aspekte, die für die zusätzliche Bestätigung sprechen:

Missverständnisse vermeiden

Mit der Bestätigung führt das Unternehmen noch einmal klar und deutlich aus, wie sich der erteilte Auftrag gestaltet. Der Kunde erhält eine abschließende Zusammenfassung darüber, welche Leistungen genau das Unternehmen erbringen wird.

Auf diese Weise können Unklarheiten und Missverständnisse verhindert werden. Gleichzeitig hat der Kunde letztmalig die Gelegenheit, zu widersprechen oder den Auftrag zurückzuziehen, wenn er es sich doch anders überlegt hat.

Mündliche Absprachen dokumentieren

Bestellungen oder Aufträge werden oft per Telefon oder in einem mündlichen Gespräch erteilt. Eine schriftliche Bestätigung hält die Absprachen dann fest. Das dokumentiert nicht nur die Vereinbarungen und kann Unstimmigkeiten vermeiden.

Stattdessen erinnert die Bestätigung den Kunden auch daran, dass die Auftragserteilung verbindlich ist. Außerdem sieht der Kunde die Leistungen noch einmal schwarz auf weiß und kann bei Bedarf Korrekturen einleiten oder Widerspruch einlegen, wenn etwas fehlt oder nicht stimmt.

Geändertes Angebot festhalten

Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Angebot im Zuge der Verhandlungen mehrfach verändert, erweitert oder angepasst wird. Bis das Angebot dann endgültig angenommen ist und ausgeführt wird, kann das Unternehmen mehrere schriftliche Ausfertigungen erstellen, die die Änderungen erfassen.

Gerade in solchen Fällen schafft eine Auftragsbestätigung Klarheit. Denn beide Seiten wissen dadurch, welche Version letztlich Bestand hat und unter welchen konkreten Bedingungen der Auftrag erfolgt.

Termine verbindlich zusagen

Erstellt das Unternehmen ein Angebot, kann es oft noch nicht verbindlich zusagen, wann die Ware geliefert oder die Leistungen ausgeführt werden. Allerdings sind Liefertermine und Leistungszeiträume ein fester Bestandteil von vertraglichen Vereinbarungen. Im Rahmen der Auftragsbestätigung kann das Unternehmen konkrete Daten angeben und sie auf diese Weise verbindlich zusagen.

Freibleibende Angebote als Sonderfall

Auch wenn eine Auftragsbestätigung nicht zwingend notwendig ist, gibt es einen Fall, in dem nicht darauf verzichtet werden sollte. Nämlich dann, wenn das Unternehmen ein freibleibendes Angebot gemacht hat.

Hintergrund hierzu ist, dass ein Angebot, das ausdrücklich als freibleibend gekennzeichnet ist, nur eine begrenzte Gültigkeit hat. Die genannten Bedingungen bestehen lediglich für einen gewissen Zeitraum und können sich danach ändern. Deshalb schafft die Annahme eines freibleibenden Angebots auch keine rechtliche Sicherheit.

Die Auftragsbestätigung informiert den Kunden darüber, welche Konditionen für seinen Auftrag gelten. Selbst wenn sich am ursprünglichen Angebot nichts geändert hat, stellt erst die Auftragsbestätigung für beide Seiten sicher, dass die genannten Inhalte und Leistungen nun verbindlich und gültig sind.

Welche Angaben sollte eine Auftragsbestätigung enthalten?

Weil die Auftragsbestätigung kein Pflicht-Dokument ist, gibt es auch keine verbindlichen Regeln zur Form und den Inhalten. Das fängt schon damit an, dass der Auftrag nicht schriftlich bestätigt werden muss. Auch eine mündliche Bestätigung ist wirksam und verbindlich.

Trotzdem macht es Sinn, sich für die schriftliche Variante zu entscheiden. Sollte es nämlich zu Unstimmigkeiten kommen, haben beide Seiten einen handfesten Beleg dafür, was vereinbart war.

Die Auftragsbestätigung ist eine Mitteilung an den Kunden, dass, zu welchen Bedingungen und mit welchen Bestandteilen sein Auftrag ausgeführt wird. Dabei geht der Auftragserteilung durch den Kunden in aller Regel eine konkrete Anfrage oder eine Verhandlung mit entsprechendem Angebot voraus.

Die Auftragsbestätigung bezieht sich deshalb auf das Angebot, das dem Auftrag zugrunde liegt. Daraus wiederum ergeben sich auch die typischen Inhalte:

  • Kontaktdaten von Auftraggeber und Auftragnehmer
  • Datum der Auftragsbestätigung
  • Angaben zum Angebot, auf das sich die Bestätigung bezieht
  • Auflistung der einzelnen Leistungen mit Umfang und Kosten
  • Liefertermine, Zahlungsfristen und andere organisatorische Aspekte

Wie jeder Geschäftsbrief repräsentiert auch die Auftragsbestätigung das Unternehmen. Aus diesem Grund ist neben einer professionellen Note und einer ansprechenden Optik auch ein freundlicher und kundenorientierter Ton wichtig.

Einen kurzen Text sollte das Schreiben deshalb ebenfalls enthalten. Darin können Sie sich für den Auftrag und das entgegengebrachte Vertrauen bedanken und Ihre Freunde über die Zusammenarbeit ausdrücken.

Ein Muster als Formulierungshilfe

Wir haben eine Vorlage bereitgestellt, die Ihnen zeigt, wie eine Auftragsbestätigung aussehen kann.

Name des Unternehmens / Logo

Kontaktdaten

 

Empfänger

Anschrift

Datum

Auftragsbestätigung Nr. __________

Kundennummer: __________

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr (Name)/Damen und Herren,

vielen Dank für Ihren Auftrag, den wir gerne ausführen. Gemäß unserem Angebot Nr. ___________ vom __________ erbringen wir folgende Leistungen:

Pos. Bezeichnung (Ware/Leistung) Menge Einzelpreis Gesamtpreis
1.
2.
3.

Summe Netto

Umsatzsteuer __ %

Endsumme

Die Lieferung/Leistungserbringung erfolgt am _______. Gelieferte Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum.

Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne unter der Tel. ___________ oder per E-Mail an __________ zur Verfügung.

Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Freundliche Grüße,

Unterschrift

Sind eine Auftrags- und eine Bestellbestätigung das Gleiche?

Vor allem bei Online-Bestellungen bekommen Sie oft schon wenige Augenblicke später eine (automatische) Bestellbestätigung. Diese Mitteilung bestätigt aber lediglich, dass Ihre Bestellung eingegangen ist. Ob, wann und zu welchen Bedingungen die bestellte Ware tatsächlich geliefert wird, können Sie allein aus der Bestellbestätigung nicht ableiten. Vor allem, wenn sehr viele Bestellungen gleichzeitig eingehen, muss der Händler sein Angebot mitunter anpassen.

Eine Bestellbestätigung ist deshalb noch keine Auftragsbestätigung. Sie erfolgt erst, wenn der Händler bescheinigt, dass er den Bestellauftrag zu den genannten Bedingungen ausführt. In der Praxis erfolgt das oft dadurch, dass er die Ware verschickt.

Andersherum wird eine Auftragsbestätigung wirksam und verbindlich, sobald Sie diese erhalten. Sollten Sie eine Bestätigung für einen Auftrag erhalten, den Sie so nicht erteilt haben, sollten Sie deshalb zeitnah widersprechen. Denn wenn Sie nicht reagieren, stimmen Sie den Inhalten zu und der dazugehörige Vertrag wird wirksam.