2. Mahnung Rechnung Vorlage

Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar

Eine Rechnung erfüllt zwei Funktionen. So dokumentiert sie zum einen, dass und welche Forderung besteht. Zum anderen ist die Rechnung eine Zahlungsaufforderung des Gläubigers an den Schuldner. Kommt der Schuldner der Zahlungsaufforderung nicht nach und bezahlt er seine Schulden nicht wie vereinbart, hat der Gläubiger das Recht, seine Forderung durchzusetzen. In aller Regel wird er dem Schuldner dazu zunächst eine Mahnung zuschicken. Die Mahnung hat die Funktion einer eindeutigen und unmissverständlichen Aufforderung, die offene Forderung zu begleichen. Gleichzeitig setzt eine Mahnung den Schuldner in Verzug. Dadurch schuldet der Schuldner dem Gläubiger nun nicht mehr nur den eigentlichen Rechnungsbetrag, sondern der Gläubiger kann auch den Verzugsschaden, der durch die bislang nicht erfolgte Zahlung entstanden ist, in Rechnung stellen.

2. Mahnung Rechnung Vorlage

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Wann der Verzug eintritt

Ein Schuldner gerät in Verzug, wenn zwei Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Forderung ist fällig. Die Fälligkeit einer Forderung ergibt sich aus den Vereinbarungen, die der Gläubiger und der Schuldner beispielsweise im Rahmen des Kaufvertrags oder der AGB getroffen haben. Gibt es keine ausdrücklichen Absprachen, ist die Leistung sofort fällig. Ab dem Zeitpunkt, ab dem die Forderung fällig ist, kann der Gläubiger die geschuldete Leistung vom Schuldner verlangen. 2. Der Gläubiger hat den Schuldner durch eine Mahnung ausdrücklich zur Zahlung aufgefordert. Bezahlt der Schuldner die Rechnung trotz Fälligkeit und Mahnung nicht, gerät er in Verzug. Ab dem Eintritt des Verzugs kann der Gläubiger den entstandenen Verzugsschaden gegenüber dem Schuldner geltend machen. Üblicherweise erfolgt dies in Form von Verzugszinsen oder Säumniszuschlägen, außerdem werden Mahngebühren erhoben. Reagiert der Schuldner auch auf die Mahnung nicht, kann der Gläubiger seine Forderung durchsetzen, indem er ein Inkassounternehmen beauftragt oder ein gerichtliches Mahnverfahren einleitet.

 

Wann auf eine Mahnung verzichtet werden kann

Grundsätzlich tritt dann der Verzug ein, wenn der Gläubiger den Schuldner durch eine Mahnung ausdrücklich dazu aufgefordert hat, die offene Forderung zu begleichen. Gemäß § 286 BGB gibt es allerdings Ausnahmefälle, die eine Mahnung überflüssig machen. Demnach tritt der Verzug auch ohne eine Mahnung ein, wenn

sich die Fälligkeit der Mahnung nach dem Kalender bestimmt. Ist in der Rechnung ein konkretes Datum als Zahlungsziel angegeben, gerät der Schuldner somit automatisch in Verzug, wenn er die Rechnung bis dahin nicht bezahlt hat. Gleiches gilt, wenn die Fälligkeit nach dem Kalender berechnet werden kann, in der Rechnung also Formulierungen wie beispielsweise zahlbar innerhalb von 7 Tagen nach Lieferung, 30 Tage ab Rechnungsdatum, in der 25. Kalenderwoche oder innerhalb von 3 Wochen nach Ostern stehen.

 

Welche Anforderungen eine Mahnung erfüllen muss

Prinzipiell gelten für eine Mahnung keine verbindlichen Formvorschriften. Es ist also nicht unbedingt notwendig, eine schriftliche Mahnung zu erstellen, sondern der Schuldner kann auch mündlich oder durch schlüssiges Handeln abgemahnt werden. In der Praxis hat sich jedoch die schriftliche Mahnung etabliert. In einem solchen Mahnschreiben steht dann neben den Rechnungsdaten, die eine eindeutige Zuordnung sicherstellen sollen, die unmissverständliche Aufforderung, die offene Rechnung zu begleichen. Meist wird dabei auch eine Zahlungsfrist gesetzt.

Anders als oft angenommen existiert jedoch keinerlei Verpflichtung, eine Forderung mehrfach anzumahnen. Liegt einer der Ausnahmefälle nach § 286 BGB vor, ist gar keine Mahnung notwendig, ansonsten reicht eine einzige Mahnung völlig aus. Trotzdem gehört es zu den kaufmännischen Gepflogenheiten, dem Gläubiger bis zu drei Mahnungen zukommen zu lassen, bevor weitere Schritte eingeleitet werden. Dabei wiederum gestalten sich die Mahnung inhaltlich meist wie folgt:

1. Die erste Mahnung wird häufig noch nicht als Mahnung tituliert, sondern als Erinnerung bezeichnet. Darin erinnert der Gläubiger den Schuldner an die offene Rechnung und fordert ihn in einem freundlichen, aber dennoch bestimmten Ton dazu auf, die fällige Zahlung zu leisten. Auf eine Fristsetzung wird hierbei vielfach verzichtet. Auch wenn im Betreff ein Titel wie Zahlungserinnerung steht, handelt es sich aber um eine Mahnung.

2. Die zweite Mahnung wird meist 14 Tage nach der ersten Mahnung verschickt. Wurde das erste Schreiben Zahlungserinnerung genannt, heißt der Betreff nun entsprechend 1. Mahnung. In diesem Schreiben wird der Schuldner erneut zur Zahlung aufgefordert, außerdem wird jetzt eine Frist gesetzt.

3. Die dritte und letzte Mahnung folgt etwa 14 Tage nach der zweiten Mahnung. In dieser Mahnung räumt der Gläubiger dem Schuldner eine letzte Frist zur Zahlung der Rechnung ein. Gleichzeitig weist der Gläubiger auf die weiteren Konsequenzen hin, falls die Zahlung ausbleiben sollte. Wie eine solche Mahnung formuliert sein kann, zeigt das folgende Musterbeispiel.

 

Musterbeispiel: 2. Mahnung für eine Rechnung als Vorlage