Aktualisiert am 26 Juni, 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Im unternehmerischen Bereich gehört die Kassenabrechnung zum alltäglichen Pflichtprogramm. Dabei hat die Kassenabrechnung zwei wesentliche Funktionen. Zum einen wird durch die Kassenabrechnung ermittelt, wie viel Bargeld sich in der Geschäftskasse des Unternehmens befindet. Zum anderen werden die Einnahmen, die Ausgaben und die Vorsteuern mithilfe der Kassenabrechnung gegenüber dem Finanzamt nachgewiesen.
Kassenabrechnung
Abrechnungszeitraum: [Datum des Abrechnungszeitraums]
Kassenbestand zu Beginn des Zeitraums: [Betrag]
| Beschreibung | Einnahmen (EUR) | Ausgaben (EUR) | Summe (EUR) |
|---|---|---|---|
| Bargeldverkäufe | [Betrag] | – | [Betrag] |
| Kartenzahlungen | [Betrag] | – | [Betrag] |
| Sonstige Einnahmen | [Betrag] | – | [Betrag] |
| Gesamte Einnahmen | [Betrag] |
| Beschreibung | Einnahmen (EUR) | Ausgaben (EUR) | Summe (EUR) |
|---|---|---|---|
| Warenbezüge | – | [Betrag] | [Betrag] |
| Betriebsausgaben | – | [Betrag] | [Betrag] |
| Rückzahlungen | – | [Betrag] | [Betrag] |
| Gesamte Ausgaben | [Betrag] |
Kassenbestand zu Ende des Zeitraums: [Betrag]
Differenz zwischen Soll und Ist: [Betrag] (Über-/Unterschuss)
Zusammenfassung und Hinweise:
- Die oben aufgeführte Kassenabrechnung wurde ordnungsgemäß durchgeführt und überprüft.
- Alle Einnahmen und Ausgaben sind vollständig dokumentiert.
- [Hinweise oder Anmerkungen zur Kassenführung, falls erforderlich]
Unterschrift des Verantwortlichen:
[Name und Funktion des Verantwortlichen]
Datum: [Datum der Kassenabrechnung]
Dieses Muster können Sie entsprechend den spezifischen Anforderungen und Richtlinien Ihrer Organisation oder Ihres Unternehmens anpassen. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen und Beträge korrekt und präzise eingetragen werden, um eine genaue Kassenführung zu gewährleisten.
Die Kassenabrechnung im geschäftlichen Bereich
Grundsätzlich sind alle, die bei ihren Geschäftsvorgängen mit Bargeld in Kontakt kommen, dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Im Handel oder in der Gastronomie beispielsweise ist es üblich, nach Geschäftsschluss einen Tagesabschluss zu erstellen und die ermittelten Daten anschließend in ein wöchentliches oder monatliches Kassenblatt einzutragen. Jeder Geschäftsvorgang wird dabei mittels mehrerer Angaben erfasst:
- Datum, an dem das Geschäft stattfand.
- Belegnummer; die Belegnummer ist eine fortlaufende Nummer, anhand der dem Geschäft der dazugehörige Beleg oder eine Quittung zugeordnet wird.
- Buchungstext; er beschreibt das Geschäft.
- Umsatzsteuersatz; je nach Geschäft findet der Regelsteuersatz oder der ermäßigte Steuersatz Anwendung.
- Einnahme; die Einnahme ist der Betrag, der durch das Geschäft in die Kasse gekommen ist.
- Ausgabe; wurde bei dem Geschäft Geld aus der Kasse entnommen, wird dieser Betrag als Ausgabe erfasst.
- Vorsteuer; die Höhe der Vorsteuer ergibt sich aus dem Umsatzsteuersatz und der Höhe der Einnahme oder Ausgabe.
- Kassenbestand; dieser Wert beziffert den Betrag, der sich in der Kasse befindet, wenn das Geschäft verbucht ist.
Um ihre Kassenabrechnung zu erstellen und das Kassenbuch zu führen, arbeiten viele Betriebe mit einer speziellen Software oder mit Vordrucken, die unter anderem im Schreibwarenbedarf erhältlich sind. Grundsätzlich können jedoch auch eigene Formulare angelegt werden, wobei dies mit nahezu jedem Textverarbeitungsprogramm möglich ist. Ein paar Infos und Tipps, wie ein Kassenbuch überhaupt geführt wird, zeigt dieses Video:
https://www.youtube.com/watch?v=tDnMPtFffNA
Die Kassenabrechnung im privaten Bereich
Auch wenn die Kassenabrechnung in erster Linie im geschäftlichen Bereich zu Hause ist, kann sie auch im privaten Bereich durchaus sinnvoll sein. Ein Paradebeispiel hierfür ist ein Haushaltsbuch, in dem alle Einnahmen und Ausgaben notiert werden. Dadurch lässt sich dann nicht nur ermitteln, wie viel Geld noch in der Haushaltskasse vorhanden ist, sondern es kann auch nachvollzogen werden, wofür das Geld ausgegeben wird und an welchen Stellen möglicherweise gespart werden kann. Aber auch bei vielen anderen Anlässen kann eine Kassenabrechnung ein wertvolles Hilfsmittel sein. Wer beispielsweise Sachen, die er nicht mehr benötigt, im Internet verkauft, einen Flohmarkt veranstaltet oder ein Fest organisiert, sieht anhand einer Kassenabrechnung, welche Ausgaben er hatte, was er eingenommen hat und welcher Betrag am Ende übrig ist. Erstellt er regelmäßig solche Abrechnungen, kann er ermitteln, welche Gegenstände oder welche Veranstaltungen das meiste Geld eingebracht haben. Für diese Zwecke reicht eine einfache Kassenabrechnung dann auch völlig aus. Steuersätze, Belegnummern und andere Angaben, die bei einer professionellen Kassenabrechnung notwendig sind, sind nicht erforderlich. Stattdessen genügt es, wenn der Anlass mit Ort und Datum sowie die Einnahmen und die Ausgaben notiert werden.
Musterbeispiel: Formular Kassenabrechnung, einfach für private Zwecke
Anlass ________________
in ________________ am ________________
Ausgaben:
________________ € ________________
________________ € ________________
________________ € ________________
________________ € ________________
Zusammen: € ________________
Einnahmen:
________________ € ________________
________________ € ________________
________________ € ________________
________________ € ________________
Zusammen: € ________________
Einnahmen € ________________
– Ausgaben € ________________
= Endergebnis € ________________