Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar
Hat ein Kunde eine Ware bestellt oder eine Dienstleistung in Anspruch genommen, besteht ein Schuldverhältnis zwischen ihm und dem Anbieter. Dieses Schuldverhältnis verpflichtet den Kunden dazu, die vereinbarte Zahlung als Gegenleistung für die bestellte Ware oder Dienstleistung zu leisten. Erbringt der Kunde die geschuldete Leistung nicht, indem er die Rechnung nicht bezahlt, hat der Anbieter das Recht, seine Forderung durchzusetzen. Im ersten Schritt wird der Anbieter dem Kunden dazu eine Mahnung schicken.
Worauf sollte beim Bezahlen einer Rechnung geachtet werden?
Sehr viele Rechnungen werden heutzutage bargeldlos bezahlt, vielfach per Überweisung. Bei Zahlungen, die regelmäßig anfallen, können der Kunde und der Anbieter aber auch die Teilnahme am Lastschriftverfahren vereinbaren. In diesem Fall bucht der Anbieter den jeweils fälligen Rechnungsbetrag automatisch vom Konto des Kunden ab. Auf der Rechnung, die der Kunde vom Anbieter erhält, finden sich mehrere Angaben. Hierzu gehören neben den Kontaktdaten des Anbieters und des Kunden unter anderem
- das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde,
- die Rechnungsnummer,
- die Kunden- oder Vertragsnummer,
- die genaue Bezeichnung der in Rechnung gestellten Positionen,
- der Rechnungsbetrag und
- das Zahlungsziel, entweder als konkretes Datum oder als Zeitraum, in dem die Rechnung zu bezahlen ist.
Daneben sind auf einer Rechnung die Bankverbindung und einige weitere gesetzlich vorgeschriebene Angaben wie beispielsweise die Steuernummer des Anbieters aufgeführt. Manchmal liegt einer Rechnung bereits ein vorgefertigter Überweisungsträger bei, in den der Kunde nur noch seine Bankverbindung eintragen muss. Ist dies nicht der Fall, sollte der Kunde darauf achten, dass er die Rechnungsnummer und am besten auch seine Kundennummer als Verwendungszweck angibt. Dadurch ist sichergestellt, dass der Anbieter die Zahlung richtig zuordnen und entsprechend verbuchen kann.
Was tun, wenn eine Mahnung kommt, obwohl die Rechnung bezahlt ist?
In der Praxis kann es durchaus vorkommen, dass der Kunde eine Mahnung bekommt, obwohl er die Rechnung bereits bezahlt hat. Dies ist beispielsweise dann möglich, wenn sich der Zahlungseingang und der Versand der Mahnung zeitlich überschnitten haben. Viele Unternehmen, Ämter, Behörden und andere Institutionen verschicken automatisch eine Mahnung, wenn die Zahlung ein paar Tage nach dem Fälligkeitstermin noch offen ist. Meist steht in dem Mahnschreiben dann der Hinweis, dass der Kunde die Mahnung als gegenstandslos betrachten kann, wenn er die Zahlung bereits geleistet hat.
Generell sollte der Kunde aber immer überprüfen, ob die Mahnung berechtigt ist oder ob nicht. Dies gilt auch dann, wenn er sich sicher ist, die Rechnung bezahlt zu haben. Grundsätzlich hat der Kunde durch die Zahlung sein Schuld zwar beglichen, allerdings ist er als Schuldner in der Bringschuld. Das bedeutet, er als Schuldner hat dafür zu sorgen, dass das Geld beim Anbieter ankommt. Um weiteren Ärger, wie beispielsweise eine weitere Mahnung mit den dazugehörigen Mahngebühren und Verzugszinsen oder gar ein gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden, ist es deshalb ratsam, bei der Aufklärung des Sachverhalts mitzuwirken. Dazu sollte der Kunde als erstes seine Kontoauszüge überprüfen. Möglicherweise hat der Kunde versehentlich eine falsche Bankverbindung angegeben oder sein Konto war nicht gedeckt, so dass die Überweisung zurückgebucht oder nicht ausgeführt wurde. Ist die Zahlung erfolgt, kann er anhand des Überweisungstextes nachprüfen, ob sich beim Verwendungszweck nicht vielleicht ein Fehler eingeschlichen hat und der Anbieter die Zahlung deshalb nicht zuordnen kann. Hat alles seine Richtigkeit, sollte sich der Kunde an den Anbieter wenden. Eine Mustervorlage dazu findet sich am Ende dieses Artikels. Sinnvoll dabei ist, eine Kopie des Kontoauszugs als Zahlungsbeleg beilegen, wobei Angaben, die nichts mit der Zahlung zu tun haben, selbstverständlich geschwärzt werden können und sollten.
Sollte der Sachverhalt auch dadurch nicht aufgeklärt werden können, kann der Kunde seiner Bank einen Nachforschungsauftrag erteilen. Die Bank prüft daraufhin den Vorgang und teilt dem Kunden anschließend schriftlich mit, was mit dem Geld passiert ist. Dieses Schreiben kann der Kunde als aussagekräftigen Beleg dafür verwenden, dass er die Zahlung ordnungsgemäß geleistet hat.
Etwas anders sieht es aus, wenn ein Anbieter eine Forderung in Rechnung stellt, die nicht berechtigt ist. Früher kam dies immer wieder vor, wenn Internetnutzer ohne ihr Wissen zahlungspflichtige Leistungen genutzt hatten. Diese Gefahr ist durch die Einführung des sogenannten Bezahlbuttons mittlerweile deutlich reduziert. Was sich hinter dem Bezahlbutton verbirgt, wird hier erklärt:
Mustervorlage: Formular – Mahnung trotz Zahlung
Kunde
Anschrift
Anbieter (bzw. in der Mahnung benannter Ansprechpartner)
Anschrift
Ort, den Datum
Ihre Mahnung vom __________________________
Sehr geehrte/r Frau____________ /Herr _____________/Damen und Herren,
am _____________________ habe ich eine Mahnung von Ihnen erhalten, die sich auf die Rechnung Nummer ___________________ bezieht.
Den angemahnten Rechnungsbetrag habe ich jedoch bereits am _______________ per Überweisung beglichen. Als Nachweis hierzu lege ich meinem Schreiben eine Kopie des Kontoauszugs, aus dem die geleistete Zahlung ersichtlich ist, bei.
Ich werte Ihre Mahnung daher als gegenstandslos und gehe davon aus, dass die Angelegenheit erledigt ist.
Mit freundlichen Grüßen,
Unterschrift