Wie schreibe ich eine wasserdichte Abmahnung?

Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar

Im Grunde genommen ist es gar nicht so schwer, eine Abmahnung zu schreiben. Unabhängig von dem Bereich, für den die Abmahnung gilt, muss eine Abmahnung nämlich letztlich nur einige wenige Kriterien erfüllen, um wirksam zu sein. Im Zusammenhang mit dem gewerblichen Rechtschutz, also wenn es um Abmahnungen geht, die sich beispielsweise auf Verstöße gegen das Urheber- oder das Wettbewerbsrecht beziehen, ist es zwar oft sinnvoller, juristische Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Brief von einem Anwalt macht schließlich deutlich mehr Eindruck, zudem wird so verhindert, dass sich Fehler einschleichen. Aber prinzipiell kann jeder eine Abmahnung selbst schreiben und gerade wenn es beispielsweise darum geht, einen Arbeitnehmer oder einen Mieter abzumahnen, müssen nur einige wenige Punkte beachtet werden. Nun stellt sich aber die Frage, wie man denn nun eine wasserdichte Abmahnung schreibt.

 

Die wichtigsten 5 Punkte beim Schreiben einer Abmahnung

 

1. Die Sachlage prüfen und die Verhältnismäßigkeit wahren.

Zunächst muss überprüft werden, ob eine Abmahnung überhaupt gerechtfertigt ist. Hat derjenige, der abgemahnt werden soll, keine Verletzungshandlung begangen, also weder gegen vertragliche Pflichten noch gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen, kann er auch nicht abgemahnt werden. Zudem muss die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben. Kommt ein Arbeitnehmer beispielsweise zum ersten Mal wenige Minuten zu spät, wäre eine Abmahnung eine übertriebene Reaktion.

 

2. Den Vorwurf konkret beschreiben und belegen.

Eine Abmahnung muss eine Dokumentationsfunktion haben. Es reicht also nicht aus, ein Verhalten nur allgemein zu rügen, sondern es muss konkret und möglichst präzise angegeben werden, was dem Abgemahnten vorgeworfen wird. Dazu sollte der Sachverhalt mit Ort, Datum und Uhrzeit beschrieben werden. Zudem ist es sinnvoll, möglichst viele Beweise anzuführen, beispielsweise in Form von Bildmaterial, Zeugen oder schriftlichen Beschwerden.

 

3. Rügen, hinweisen und warnen.

In einer Abmahnung wird nicht nur ein Fehlverhalten beanstandet, sondern die Abmahnung muss auch eine Hinweis- und eine Warnfunktion erfüllen. Hinweisfunktion bedeutet, dass der Hinweis enthalten sein muss, dass ein solches Verhalten in Zukunft nicht mehr geduldet werden kann und wird, denn eine Abmahnung rügt das Fehlverhalten, fordert aber gleichzeitig dazu auf, dieses Verhalten abzustellen. Warnfunktion meint, dass konkrete Konsequenzen angedroht werden sollten, mit denen der Abgemahnte rechnen muss, wenn er sein Verhalten nicht ändert.

 

4. Pro Abmahnung nur ein Fehlverhalten.

Grundsätzlich können in einer Abmahnung auch mehrere Verletzungshandlungen beanstandet werden. Stellt sich aber später heraus, dass einer der Vorwürfe nicht gerechtfertigt war, wird die gesamte Abmahnung unwirksam. Dabei spielt es keine Rolle, ob die anderen Verstöße zutreffen oder ob nicht. Besser ist daher, mehrere Abmahnungen zu schreiben, wenn es mehrere Verstöße gab.

 

5. Zeitnah und schriftlich abmahnen.

Eine Abmahnung sollte immer möglichst zeitnah ausgesprochen werden. Eine Abmahnung, die erst Wochen oder Monate später erfolgt, ist in vielen Fällen nicht mehr wirksam. Ob der Abmahnende die Schriftform wählt oder die Abmahnung mündlich ausspricht, bleibt grundsätzlich ihm selbst überlassen. Im Hinblick auf die Beweissicherung ist eine schriftliche Abmahnung jedoch die sicherere Lösung, denn nur so kann später nachgewiesen werden, dass es tatsächlich eine Abmahnung mit den entsprechenden Inhalten gab.

 

Beispiel für eine Abmahnung