Aktualisiert am 25 Juni, 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher
Die folgende Vorlage wurde rechtlich geprüft und sorgfältig von Fachleuten gegengelesen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Standards entspricht. Diese Anleitung und Vorlage helfen Ihnen, eine rechtlich einwandfreie und „wasserdichte“ Abmahnung zu verfassen, die alle relevanten gesetzlichen Vorschriften berücksichtigt.
Anleitung zum Verfassen einer wasserdichten Abmahnung:
- Absender und Empfänger deutlich angeben: Die Abmahnung muss klar kennzeichnen, wer sie ausstellt und an wen sie gerichtet ist.
- Datum und Betreff festlegen: Das genaue Datum der Abmahnung und ein präziser Betreff sind unerlässlich.
- Konkrete Beschreibung des Fehlverhaltens: Das Fehlverhalten muss genau beschrieben werden. Dies beinhaltet Datum, Uhrzeit und Ort des Vorfalls sowie genaue Details des Fehlverhaltens.
- Rechtliche Grundlage nennen: Geben Sie die rechtlichen und vertraglichen Bestimmungen an, gegen die verstoßen wurde.
- Aufforderung zur Unterlassung: Fordern Sie den Empfänger auf, das Fehlverhalten zukünftig zu unterlassen.
- Frist setzen: Setzen Sie eine konkrete Frist zur Beseitigung des Fehlverhaltens.
- Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung darlegen: Weisen Sie klar auf die möglichen rechtlichen Konsequenzen bei Wiederholung oder Nichtbeachtung hin.
- Dokumentation: Bewahren Sie eine Kopie der Abmahnung und alle relevanten Unterlagen auf.
Vorlage für eine wasserdichte Abmahnung:
[Ihr Name / Firmenname] [Ihre Adresse] [PLZ Ort]
Empfänger:
[Name des Arbeitnehmers]
[Adresse des Arbeitnehmers]
[PLZ Ort]
Datum: [Datum]
Betreff: Abmahnung wegen vertragswidrigen Verhaltens
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name des Arbeitnehmers],
hiermit mahne ich Sie wegen eines vertragswidrigen Verhaltens gemäß dem zwischen uns bestehenden Arbeitsvertrag ab. Es wurde festgestellt, dass Sie gegen die folgenden Bestimmungen verstoßen haben:
Vorfallbeschreibung:
Am [Datum des Vorfalls] um [Uhrzeit] haben Sie [genaue Beschreibung des Fehlverhaltens, z.B. “wiederholt unentschuldigt gefehlt”, “Arbeitsanweisungen nicht befolgt”, “den Arbeitsplatz ohne Erlaubnis verlassen”].
Rechtliche Grundlage:
Dieses Verhalten stellt eine Verletzung Ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten gemäß [relevante Bestimmungen des Arbeitsvertrags oder Betriebsvereinbarungen, z.B. “§ X des Arbeitsvertrags”, “Betriebsvereinbarung vom [Datum]”] dar.
Aufforderung zur Unterlassung:
Ich fordere Sie hiermit auf, dieses vertragswidrige Verhalten unverzüglich einzustellen und zukünftig zu unterlassen. Konkret bedeutet dies, dass Sie [konkrete Maßnahmen, die der Arbeitnehmer ergreifen soll, z.B. “pünktlich zur Arbeit erscheinen”, “Arbeitsanweisungen befolgen”, “den Arbeitsplatz nicht unerlaubt verlassen”].
Fristsetzung:
Sollten Sie diese Pflichtverletzungen nicht unverzüglich und spätestens bis zum [konkretes Datum, mindestens 14 Tage in der Zukunft] einstellen, sehe ich mich gezwungen, weitergehende arbeitsrechtliche Schritte einzuleiten.
Rechtsfolgen bei Nichtbeachtung:
Ich weise ausdrücklich darauf hin, dass eine erneute Pflichtverletzung oder die Nichtbeachtung dieser Abmahnung arbeitsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen wird, die bis hin zur Kündigung des Arbeitsverhältnisses führen können.
Diese Abmahnung wird in Ihrer Personalakte vermerkt. Ich hoffe auf eine einvernehmliche und schnelle Klärung dieser Angelegenheit und auf Ihr Verständnis für die Notwendigkeit dieser Maßnahme.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name / Firmenname] [Ihre Position]*Bitte beachten Sie, dass es ratsam ist, sich bei rechtlichen Angelegenheiten stets professionellen Rat einzuholen, um Ihre individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten optimal zu berücksichtigen.
Im Grunde genommen ist es gar nicht so schwer, eine Abmahnung zu schreiben. Unabhängig von dem Bereich, für den die Abmahnung gilt, muss eine Abmahnung nämlich letztlich nur einige wenige Kriterien erfüllen, um wirksam zu sein. Im Zusammenhang mit dem gewerblichen Rechtschutz, also wenn es um Abmahnungen geht, die sich beispielsweise auf Verstöße gegen das Urheber- oder das Wettbewerbsrecht beziehen, ist es zwar oft sinnvoller, juristische Hilfe in Anspruch zu nehmen. Ein Brief von einem Anwalt macht schließlich deutlich mehr Eindruck, zudem wird so verhindert, dass sich Fehler einschleichen. Aber prinzipiell kann jeder eine Abmahnung selbst schreiben und gerade wenn es beispielsweise darum geht, einen Arbeitnehmer oder einen Mieter abzumahnen, müssen nur einige wenige Punkte beachtet werden. Nun stellt sich aber die Frage, wie man denn nun eine wasserdichte Abmahnung schreibt.
Die wichtigsten 5 Punkte beim Schreiben einer Abmahnung
1. Die Sachlage prüfen und die Verhältnismäßigkeit wahren.
Zunächst muss überprüft werden, ob eine Abmahnung überhaupt gerechtfertigt ist. Hat derjenige, der abgemahnt werden soll, keine Verletzungshandlung begangen, also weder gegen vertragliche Pflichten noch gegen gesetzliche Vorschriften verstoßen, kann er auch nicht abgemahnt werden. Zudem muss die Verhältnismäßigkeit gewahrt bleiben. Kommt ein Arbeitnehmer beispielsweise zum ersten Mal wenige Minuten zu spät, wäre eine Abmahnung eine übertriebene Reaktion.
2. Den Vorwurf konkret beschreiben und belegen.
Eine Abmahnung muss eine Dokumentationsfunktion haben. Es reicht also nicht aus, ein Verhalten nur allgemein zu rügen, sondern es muss konkret und möglichst präzise angegeben werden, was dem Abgemahnten vorgeworfen wird. Dazu sollte der Sachverhalt mit Ort, Datum und Uhrzeit beschrieben werden. Zudem ist es sinnvoll, möglichst viele Beweise anzuführen, beispielsweise in Form von Bildmaterial, Zeugen oder schriftlichen Beschwerden.
3. Rügen, hinweisen und warnen.
In einer Abmahnung wird nicht nur ein Fehlverhalten beanstandet, sondern die Abmahnung muss auch eine Hinweis- und eine Warnfunktion erfüllen. Hinweisfunktion bedeutet, dass der Hinweis enthalten sein muss, dass ein solches Verhalten in Zukunft nicht mehr geduldet werden kann und wird, denn eine Abmahnung rügt das Fehlverhalten, fordert aber gleichzeitig dazu auf, dieses Verhalten abzustellen. Warnfunktion meint, dass konkrete Konsequenzen angedroht werden sollten, mit denen der Abgemahnte rechnen muss, wenn er sein Verhalten nicht ändert.
4. Pro Abmahnung nur ein Fehlverhalten.
Grundsätzlich können in einer Abmahnung auch mehrere Verletzungshandlungen beanstandet werden. Stellt sich aber später heraus, dass einer der Vorwürfe nicht gerechtfertigt war, wird die gesamte Abmahnung unwirksam. Dabei spielt es keine Rolle, ob die anderen Verstöße zutreffen oder ob nicht. Besser ist daher, mehrere Abmahnungen zu schreiben, wenn es mehrere Verstöße gab.
5. Zeitnah und schriftlich abmahnen.
Eine Abmahnung sollte immer möglichst zeitnah ausgesprochen werden. Eine Abmahnung, die erst Wochen oder Monate später erfolgt, ist in vielen Fällen nicht mehr wirksam. Ob der Abmahnende die Schriftform wählt oder die Abmahnung mündlich ausspricht, bleibt grundsätzlich ihm selbst überlassen. Im Hinblick auf die Beweissicherung ist eine schriftliche Abmahnung jedoch die sicherere Lösung, denn nur so kann später nachgewiesen werden, dass es tatsächlich eine Abmahnung mit den entsprechenden Inhalten gab.
Beispiel für eine Abmahnung
Sehr geehrte/r Frau / Herr (Name),
am (Datum) haben Sie (genaue Beschreibung des Sachverhalts, am besten mit Uhrzeit und Angabe von Zeugen oder anderen Beweismitteln).
Durch dieses Fehlverhalten haben Sie (wiederholt) gegen Ihre vertraglichen Pflichten verstoßen. Ein solches Verhalten kann und werde ich nicht dulden. Aus diesem Grund mahne ich Sie hiermit ab.
Gleichzeitig fordere ich Sie dazu auf, Ihren Vertragspflichten künftig ordnungsgemäß nachzukommen. Ich weise Sie darauf hin, dass der Fortbestand des Vertragsverhältnisses durch einen erneuten, vergleichbaren Pflichtverstoß gefährdet ist. Sollte ich feststellen, dass Sie meiner Aufforderung nicht nachkommen, müssen Sie mit der Kündigung rechnen.
Mit freundlichen Grüßen.
(Ort, Datum, Unterschrift des Abmahnenden)