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Aktualisiert am 27 Januar, 2023 von Ömer Bekar
Bei vielen Angelegenheiten ist der Umgang mit Ämtern unumgänglich. Sei es, um Ausweispapiere zu beantragen, ein Fahrzeug an-, um- oder abzumelden, für die Steuererklärung oder um Zuschüsse oder andere Leistungen in Anspruch nehmen zu können. Für einige Angelegenheiten halten die verschiedenen Ämtern Formulare bereit, die ausgefüllt und unter Umständen mit weiteren Unterlagen eingereicht werden müssen, andere Angelegenheiten setzen ein formales Schreiben voraus. Um Ihre Angelegenheiten möglichst angenehm und erfolgreich erledigen zu können, sollten Sie auf die folgenden Punkten beim Umgang mit Ämtern achten.
- Grundsätzlich ist die Form entscheidend. Liegen Formulare vor, müssen diese benutzt und entsprechend der Vorgaben ausgefüllt werden. Es bringt nichts, ein noch so mühevoll formuliertes Schreiben einzureichen. Das Amt gibt die Form vor!
- Alle relevanten Unterlagen vorbereiten. Reichen Sie alle, wirklich alle Unterlagen ein oder nehmen Sie sie zu Ihrem Besuch beim Amt mit. Fehlt auch nur ein Dokument, das Ihnen eventuell unwichtig erschien, zieht sich die Bearbeitung nur unnötig in die Länge.
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Überprüfen Sie, ob Ihre persönlichen Angaben richtig und vollständig sind, damit Sie das Amt bei Rückfragen erreichen und Ihnen Ihr Ergebnis auch zustellen kann.
- Erklären Sie genau, was Sie möchten. Schreiben oder sprechen Sie in einem freundlichen, höflichen, aber deutlichen Ton. Recherchieren Sie Informationen, die Ihnen nützlich sein könnten und bringen Sie dem Sachbearbeiter auf verständliche Art und Weise rüber, was Ihr Anliegen ist, damit er unmissverständlich weiß, was er bearbeiten soll.
- Geduld. Bringen Sie viel Geduld mit! Es mag wohl Fristen geben, die vorschreiben, in welchem Zeitraum Ihr Antrag bearbeitet sein sollte, aber diese Fristen sind meist sehr großzügig! Bedenken Sie zudem die anfallenden Gebühren.
- Nutzen Sie Ihre Rechte! Bei vielen Anträgen haben Sie die Möglichkeit, Einspruch einzulegen, wenn Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden sind. Meist finden sich Angaben, auf welche Weise und innerhalb welcher Frist Sie Einspruch einlegen können auf dem Schreiben. Bedenken Sie aber, dass auch Sachbearbeiter ml einen unbeabsichtigten Fehler machen können!