Standardvorlage für eine schriftliche Abmahnung

Aktualisiert am 26 Juni, 2024 von Ömer Bekar, geprüft und gegengelesen von Rechtsanwalt Burkhard Rüscher

Die folgende Vorlage wurde rechtlich geprüft und sorgfältig von Fachleuten gegengelesen, um sicherzustellen, dass sie den aktuellen rechtlichen Standards entspricht. Diese schriftliche Abmahnung berücksichtigt alle relevanten gesetzlichen Vorschriften und ist speziell für Situationen gedacht, in denen ein Arbeitnehmer gegen vertragliche Vereinbarungen oder betriebliche Regelungen verstößt.

Bitte beachten Sie, dass es ratsam ist, sich bei rechtlichen Angelegenheiten stets professionellen Rat einzuholen, um Ihre individuellen Bedürfnisse und Gegebenheiten optimal zu berücksichtigen.

Im Grunde genommen ist eine Abmahnung mit einer gelben Karte im Fußball vergleichbar. Das bedeutet, der Abgemahnte wird durch die Abmahnung auf sein Fehlverhalten hingewiesen und verwarnt, erhält gleichzeitig aber die Möglichkeit, sein Verhalten künftig zu korrigieren. Kommt er dieser Aufforderung nicht nach, muss er damit rechnen, dass die in der Abmahnung angedrohten Konsequenten im Wiederholungsfall in die Tat umgesetzt werden. Abmahnungen gibt es in unterschiedlichen Bereichen, beispielsweise im Arbeitsrecht oder im Wettbewerbsrecht. Gemeinsam ist den Abmahnungen dabei, dass sie für ihre Wirksamkeit zwei Grundvoraussetzungen erfüllen müssen. So muss eine Abmahnung zum einen konkret benennen, welches Fehlverhalten beanstandet wird. Das bedeutet, der Abgemahnte muss eindeutig erkennen können, welche Verletzungshandlung ihm in welcher Form vorgeworfen wird, denn nur so ist sichergestellt, dass er ein gleichartiges oder ähnliches Fehlverhalten in Zukunft unterlassen kann. Zum anderen müssen die Konsequenzen benannt sein, die den Abgemahnten erwarten, wenn er eine erneute Verletzungshandlung begeht.

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Voraussetzungen für eine wirksame Abmahnung

Neben diesen beiden Grundvoraussetzungen gibt es einige andere Kriterien, die eine Abmahnung erfüllen muss, damit sie wirksam ist. Ein wichtiger Punkt in diesem Zusammenhang ist der Grund für die Abmahnung. Grundsätzlich kann jedes fehlerhafte Verhalten, durch das vertragliche Pflichten, geltendes Recht oder die Interessen des Abmahnenden verletzt werden, abgemahnt werden. Voraussetzung ist allerdings, dass der Abgemahnte direkten Einfluss auf sein Verhalten nehmen konnte. Das bedeutet, es ist beispielsweise nicht möglich, einen Arbeitnehmer abzumahnen, der wegen einer Erkrankung länger ausfällt, denn der Arbeitnehmer kann nichts dafür, wenn er ernsthaft erkrankt. Das bedeutet allerdings nicht, dass Unwissenheit vor einer Abmahnung schützt. Benutzt jemand beispielsweise ohne Zustimmung einen Markennamen oder ein Produktbild für eine Beschreibung, kann er dafür abgemahnt werden, auch wenn ihm nicht bewusst war, dass er damit gegen geltendes Recht verstößt oder er dem Rechteinhaber damit keineswegs schaden wollte. Ein anderer wichtiger Punkt ist die Form. Eine Abmahnung muss nicht zwangsläufig schriftlich erfolgen, sondern ist genauso wirksam, wenn sie lediglich mündlich ausgesprochen wird.

Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn ausdrücklich vereinbart wurde, dass Abmahnungen grundsätzlich der Schriftform bedürfen. Im Hinblick auf die Beweissicherung sind jedoch schriftliche Abmahnungen die häufigere Variante. In diesem Zusammenhang ist wichtig, dass innerhalb einer Abmahnung ein oder auch mehrere Verletzungshandlungen benannt werden können. Stellt sich jedoch im Nachhinein heraus, dass einer der benannten Sachverhalte nicht richtig ist, wird die gesamte Abmahnung unwirksam, auch wenn alle anderen Punkte zurecht beanstandet wurden. Aus diesem Grund wird in der Praxis meist eine separate Abmahnung für jede Verletzungshandlung verfasst. Für welchen Zeitraum eine Abmahnung wirksam ist, hängt davon ab, um welche Art von Verletzungshandlung es geht und wie schwerwiegend diese ist. Festgelegte Regelfristen gibt es dabei grundsätzlich nicht, im Arbeitsrecht beispielsweise ist jedoch eine Wirkungsdauer von zwei bis drei Jahren üblich.

Beispiel für eine schriftliche Abmahnung